Koble fakturaen til bestillingen, deklarasjonsreferansen og det godkjente mottaket. Bevar hvem som produserer, transporterer og mottar avfallet, slik at hvert dokument følger riktig part.
En økonomisk dokumentkjede
| Ledd | Referanse økonomien trenger |
|---|---|
| Kundeoppdrag | Bestilling og prisgrunnlag |
| Faglig underlag | Godkjent type og mengdegrunnlag |
| Deklarasjon | Referanse, status og ansvarlig part |
| Mottak | Godkjent mottaksbevis |
| Oppgjør | Avstemming mot transport og behandling |
Bruk Miljødirektoratets informasjon om avfallsdeklarering for den gjeldende løsningen og rollefordelingen. Økonomisystemet kan lagre referansen uten å ha tilgang til å endre selve deklarasjonen.
Eksempel på et avvik
Et lass er bestilt med foreløpig mengde, men godkjent mottak viser en annen mengde og behandlingskategori. Stopp faktureringen til fagansvarlig har avklart grunnlaget og avtaleeier har vurdert prisvirkningen. Ikke endre varekoden i regnskapet som en snarvei rundt avviket.
Ved avslutning må uavklarte dokumenter stå på en liste med eier og neste handling. Det gjelder selv om transportøren allerede er betalt. En betaling er ikke bevis på at hele dokumentkjeden er lukket.
Se mottakskontroll og roller i systemene.
Følg uavklarte dokumenter uten å spre sensitive detaljer
Økonomiens arbeidsliste kan bruke oppdragsreferanse, status, mottaker og neste handling. Detaljert sammensetning og annen faglig informasjon bør ligge der de kvalifiserte ansvarlige behandler den, med nødvendig tilgang.
Dersom mottaket korrigerer mengde eller avviser en del av leveransen, avklares hvilken dokumentasjon som skal oppdateres og hvem som gjør det. Send godkjent oppgjørsgrunnlag videre når den korrigerte dokumentasjonen foreligger.
Kontroller også at leverandørfakturaen gjelder det samme oppdraget og den faktisk aksepterte behandlingen. Ved flere transport- eller mottaksledd må kostnader og dokumenter beholde sine egne referanser. Ett samlet sluttbeløp gir for lite grunnlag til å oppdage et manglende ledd.