Bruk mottakets bekreftelse på hva som er akseptert, omklassifisert eller avvist som grunnlag for oppgjøret. Bevar beslutningen sammen med mengden og den avtalte prisvirkningen.
Skill opprinnelig bestilling fra godkjent mottak
En kunde bestiller levering av en sortert fraksjon. Mottaket registrerer avvik. Det kan gi en annen behandlingsmåte og en annen pris, men virkningen må følge avtalen og godkjennes før oppgjør.
| Underlag | Hvorfor det trengs |
|---|---|
| Bestilt fraksjon | Opprinnelig prisforutsetning |
| Faktisk mottak | Mengde og godkjent klassifisering |
| Avviksbevis | Begrunnelse og kommunikasjon |
| Prisgodkjenning | Hvilket oppgjør skal sendes? |
Et avvist lass er ikke en normal levering
Bevar inn- og utregistrering med sammenhengende referanse. Dersom fakturering allerede er startet, må den stoppes eller korrigeres etter avtalt løp. Ikke bare sett volumet til null; da forsvinner forklaringen på transport og håndteringskostnad.
Mottaksoversikten ved periodeslutt bør vise godkjente mengder som ikke er fakturert, uavklarte avvik og leveranser som venter på videre dokumentasjon. Hver liste har forskjellig virkning på resultat og oppfølging.
Se pris- og fraksjonsregister og kreditnota og refusjon.
Gi prisansvarlig riktig faglig beslutning
Når mottaket endrer godkjent kategori, må økonomi få ny status og en begrunnet referanse. Det er ikke nødvendig at alle har full tilgang til alle faglige dokumenter, men prisberegningen må kunne spores tilbake til den godkjente avgjørelsen.
Avklar hvem som informerer kunden, og om kunden skal akseptere en endret oppgjørsmodell før videre behandling. Bevar både avviket og kommunikasjonen som er relevant for kravet.
Lag en kontroll for leveranser som ble akseptert etter å ha stått stoppet. De kan ellers bli liggende uten faktura fordi første kjøring allerede er avsluttet. Samtidig må systemet hindre at de tas med både i den nye og den opprinnelige kjøringen.