En kreditnota retter et krav. En refusjon flytter penger. Kunden kan ha behov for begge, men hendelsene må kunne kontrolleres hver for seg. Ellers kan samme feil gi både for høy reduksjon og dobbel tilbakebetaling.
Et eksempel med allerede betalt faktura
En faktura på 10 000 kroner er betalt. Godkjent korreksjon reduserer kravet med 2 000. Dokumentasjonen må vise koblingen til den opprinnelige fakturaen. Kundens tilgodebeløp må deretter enten avregnes mot annet krav etter avtale eller betales tilbake.
| Kontroll | Hva skal stemme? |
|---|---|
| Årsak | Måle-, pris- eller leveransekorreksjon |
| Dokument | Riktig faktura og godkjent beløp |
| Kundesaldo | Ingen annen avregning av samme beløp |
| Betaling | Verifisert mottaker og riktig utbetaling |
Håndter delbetaling og omtvistede krav
Hvis bare deler av fakturaen er betalt, kan kreditnotaen redusere gjenstående krav uten at penger skal ut. Systemet må ikke automatisk refundere hele kreditert beløp uten kontroll av saldo.
Bevar korreksjonsgrunnlaget fra fagdata eller avtale. En økonomimedarbeider skal ikke endre en veieseddel eller måling bare for å skape ønsket kreditbeløp.
Se målekorreksjoner og bankavstemming. Ved uklare avtaleforhold må årsak og krav avklares før automatisk oppgjør settes i gang.
Håndter en avvist tilbakebetaling
Dersom banken avviser en refusjon, må tilgodebeløpet fortsatt være åpent. Ikke opprett en ny kreditnota for å prøve igjen; det ville redusere kravet enda en gang. Følg betalingshendelsen med egen referanse og avklart status.
Ved endrede kontodetaljer kontrolleres mottaker gjennom virksomhetens avtalte prosedyre. En e-post med nytt kontonummer bør ikke alene være grunnlag for utbetaling.
La godkjenneren se både kreditert beløp, tidligere refusjoner og eventuelle andre avregninger. Særlig ved flere delkrediteringer kan hver enkelt linje se riktig ut, mens samlet tilbakebetaling blir for høy. En sluttkontroll av kundesaldo og bank gjør at både dokument og penger kan forklares samlet.