En korrigert måleverdi skal gi en sporbar ny hendelse. Ikke overskriv filen som forklarer det opprinnelige oppgjøret. Ellers mister både kunden og regnskapsfører muligheten til å følge endringen.
Et konkret korreksjonsløp
Et eksempel starter med 12 000 kWh fakturert. Godkjent korreksjon viser 11 400 kWh. Differansen er −600 kWh. Hva den er verdt, må beregnes med riktig avtale og periode, ikke nødvendigvis dagens pris.
| Referanse | Før korreksjon | Etter korreksjon |
|---|---|---|
| Volum for samme periode | 12 000 kWh | 11 400 kWh |
| Dataversjon | A | B |
| Korreksjonsvolum | – | −600 kWh |
- La dataeier godkjenne ny verdi og årsak.
- Finn faktura, avtaleversjon og oppgjør som brukte versjon A.
- Beregn differansen med avtalt prislogikk for den berørte perioden.
- Godkjenn korrigerende fakturadokumentasjon med regnskapsfører.
- Avstem både kundesaldo og kontrollrapport etter endringen.
Når en stengt periode blir berørt
Skill tidspunktet dataene gjelder fra tidspunktet korreksjonen ble godkjent. Avklar periodisering og eventuell retting av tidligere rapportering. Et datavarehus kan vise oppdatert forbruk samtidig som økonomisystemet fortsatt viser opprinnelig faktura pluss korreksjon; totalen må kunne forklares.
Test et målerbytte og en korreksjon i akseptansetesten før ny integrasjon settes i drift. Bruk kreditnota og refusjon når kunden skal ha penger tilbake.
Kontroller hele korreksjonskjeden
Velg ett eksempel og følg det fra ny måleverdi til kundesaldo. Den nye filen kan være korrekt samtidig som en feil mapping sender differansen med motsatt fortegn. Kontroller derfor både måleenhet, pris, fortegn og kobling til opprinnelig krav.
Hvis en fil erstatter hele perioden, skal den ikke behandles som et ekstra volum. Hvis den bare inneholder differansen, skal originalen heller ikke slettes. Formatavtalen må fortelle hvilken modell som brukes.
Sett av en egen kontroll for korreksjoner som gjelder avsluttede kundeavtaler. De kan fortsatt kreve behandling selv om kunden ikke lenger inngår i vanlig fakturakjøring. Ansvar og kontaktinformasjon må være avklart uten at historikken overføres til en ny kunde.