Et prisregister skal kunne forklare en gammel faktura, ikke bare vise dagens pris. Knytt avtalen til gyldighetsdato, fraksjon, enhet og eventuelle godkjente tillegg.
Skill kode fra pris
En lokal kode kan være koblet til en faglig klassifisering, men koden alene sier ikke hva kunden skal betale. Det kan finnes ulike avtaler for samme fraksjon, mottak eller kundetype.
| Opplysning | Eksempel på kontroll |
|---|---|
| Gyldig fra/til | Gjelder prisen på leveransedatoen? |
| Enhet | Tonn, kilo, beholder eller oppdrag? |
| Tillegg | Avtalt transport, minimum eller kvalitetsavvik? |
| Godkjenning | Hvem godkjente endringen? |
Anta at en avtale endres fra 1. september. En levering 31. august som registreres sent skal ikke automatisk få septemberprisen. Dokumenter hvilken dato avtalen bruker som prisutløsende hendelse.
Test endringen før neste kjøring
Prøv én normal leveranse, én minimumspris og én korreksjon fra tidligere periode. Kontroller at systemet kan vise beregningen uten å endre historiske priser. En oppdatering av kodebeskrivelse skal heller ikke endre faglig klassifisering i det stille.
Lag en liste over fraksjoner uten aktiv pris og avtaler som snart utløper. Avvisning med tydelig årsak gir bedre kontroll enn at systemet bruker en tilfeldig standardpris.
Se endringskontroll i systemet og veiesedler.
Gi kodeendringer en kontrollert overgang
Hvis en fraksjon deles i to nye koder, må historiske leveranser fortsatt peke til den gamle betydningen. Ikke gjenbruk kodeverdien med ny betydning uten at systemene kan skille versjonene.
Avtal hvem som godkjenner koblingen mellom fagsystemets kode, prisregisteret og regnskapets vare- eller kontooppsett. Ulik kode i to systemer er ikke i seg selv et problem hvis mappingen er entydig og dokumentert.
Ved hver endring kontrolleres hvilke aktive avtaler som blir påvirket. En prisendring i én kundeavtale skal ikke slå ut for alle kunder med samme fraksjon. Prøv også et tilbakevirkende oppgjør, slik at ny pris ikke utilsiktet brukes på en gammel levering.
Et korrekt prisregister forteller hvilken pris som gjaldt. Hentekalkylen hjelper dere å vurdere om den prisen dekker tur, tid og behandling.