Et kontraktsregister skal svare på hvilken avtale som gjaldt da leveransen skjedde. En mappe med siste signerte PDF er ikke nok hvis prisbilag, tilleggsavtaler og opphørsdatoer ligger andre steder.
Registrer det beregningen trenger
| Opplysning | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Avtalepart og rolle | Selger, kjøper, operatør eller formidler? |
| Gyldighet | Hvilken dato utløser pris og ansvar? |
| Pris og enhet | Mengde, kapasitet, tid eller fastbeløp? |
| Tillegg og indeks | Hvilken kilde og beregningsperiode? |
| Opphør og eksport | Hva skal leveres tilbake? |
Anta at en varmeavtale endres ved månedsskiftet, men måleperioden går over begge månedene. Dere trenger en dokumentert fordelingsregel eller avtalebestemmelse. Systemets standardvalg er ikke tilstrekkelig begrunnelse.
Bevar versjonen som ble brukt
Når et oppgjør godkjennes, lagres referansen til avtaleversjonen. Senere endringer må ikke påvirke beregningen av en gammel faktura uten en uttrykkelig korreksjon.
Gi én person ansvar for avtalen og en annen, der det er hensiktsmessig, for å kontrollere oppgjøret. Endret bankkonto, pris eller part bør verifiseres gjennom en avtalt prosedyre før neste betaling.
Se endringsordre og systemendringer.
Koble oppsigelse til det praktiske arbeidet
Et varsel om opphør bør utløse kontroll av siste leveranse, pris, forskudd, utstyr og dataoverlevering. En utløpt kontrakt kan fortsatt ha åpne krav eller korreksjoner som må behandles.
Ved fornyelse må dere vite om det er en ny avtale eller en endring i den eksisterende. Bevar koblingen mellom dokumentene og marker hvilke vilkår som faktisk er endret. Det reduserer risikoen for at gamle prisbilag fortsetter å bli brukt.
For avtaler med flere juridiske enheter skal hver parts rolle fremgå. Et konsernnavn eller en felles fakturaadresse er ikke tilstrekkelig for å avgjøre hvem som skylder betaling eller eier et anlegg. Kontroller den konkrete avtaleparten før koblingen mellom systemene godkjennes.