Nettvirksomhet trenger et dokumentert skille mellom regnskap, tekniske anleggsdata og rapporteringsgrunnlag. Et kostnadssted er nyttig, men er ikke i seg selv en fullstendig rapporteringsmodell.
Definer koblingen før bilagene kommer
La anleggsregisteret og økonomien bruke stabile referanser. En arbeidsordre bør angi anlegg, jobbtype, periode og hvem som godkjenner utført arbeid. En prosjektkode alene sier ikke om utgiften er drift eller investering.
| Underlag | Kontroll | Ansvarlig funksjon |
|---|---|---|
| Arbeidsordre | Riktig anlegg og godkjent leveranse | Drift |
| Leverandørfaktura | Samsvar med ordre og avtale | Innkjøp/økonomi |
| Investeringsprosjekt | Kostnad, ferdigstillelse og komponent | Prosjekteier |
| Rapportgrunnlag | Bro mot hovedbok og tekniske data | Rapportansvarlig |
RME har en egen ordning for økonomisk og teknisk rapportering i eRapp. Bruk den aktuelle veiledningen og avklar rapporteringsplikten for virksomheten; et internt resultatoppsett erstatter ikke den.
Eksempel på et delvis ferdig prosjekt
En kabelfornyelse har både avsluttede og pågående deler ved periodeslutt. Registrer hvilke deler som faktisk er ferdige, hvilke kostnader som mangler og hva som fortsatt er under arbeid. Ikke flytt hele prosjektet automatisk bare fordi første leverandør er betalt.
Se anleggsregister og rapportoverlevering.
Lag en dokumentert bro mellom oversiktene
Rapportansvarlig bør kunne gå fra et rapportert beløp tilbake til hovedbok, prosjekt og teknisk grunnlag. Beskriv mappingen eksplisitt og bevar versjonen som ble brukt. Endringer i kontoplan eller anleggsstruktur kan ellers gjøre sammenligningen med tidligere rapportering vanskelig.
Når en kostnad fordeles mellom aktiviteter, dokumenteres totalbeløpet før fordeling, valgt nøkkel og godkjenning. En intern fordelingsmodell må vurderes mot det faktiske rapporteringsformålet før den brukes videre.
Før overlevering til revisor eller rapportansvarlig samles åpne vurderinger i en separat liste. Det er mer nyttig enn å skjule dem i kontotekster. Listen skal vise ansvarlig, grunnlag og hvilken beslutning som fortsatt mangler.