Et rapportgrunnlag er ikke ferdig bare fordi det er sendt. Mottakeren må vite hvilke data det gjelder, hvilken versjon som er brukt, og hvem som har godkjent faglig innhold og økonomisk avstemming.
Legg en kort leveransebeskrivelse ved grunnlaget
| Del | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Avgrensning | Hvilket anlegg, selskap og hvilken periode? |
| Definisjon | Hva betyr volum, kostnad og status? |
| Kilde og versjon | Hvilket uttrekk og hvilke korreksjoner? |
| Avstemming | Hvilke antall og totaler er kontrollert? |
| Godkjenning | Hvem bekrefter fag og økonomi? |
Anta at en vannrapport bruker siste korrigerte måledata, mens månedsregnskapet bygger på en tidligere versjon. Forskjellen kan være riktig, men må forklares med en bro. Ikke rediger regnskapet eller fagrapporten automatisk bare for å gjøre tallene like.
Skill klargjøring fra innsending
Den som lager eksporten har ikke nødvendigvis ansvar eller fullmakt til å sende rapporten til en myndighet. Avtal mottaker, tilgang, endelig godkjenner og dokumentasjon på innsending. En teknisk kvittering kan ha en annen betydning enn faglig aksept.
Ved senere retting må den nye versjonen kobles til den opprinnelige leveransen, med årsak og beslutning om videre oppfølging.
Se vannverkets prøveregister og nettvirksomhet.
Kontroller at mottakeren kan bruke grunnlaget
Avtal filformat, kodeforklaring og hvilken detaljgrad mottakeren trenger. En teknisk komplett eksport kan være ubrukelig hvis enheter eller internkoder ikke forklares. Prøv overleveringen på et representativt utvalg før en stor rapporteringsperiode.
La mottakskvitteringen angi hvilken versjon og hvilket omfang som er mottatt. Det gjør det enklere å finne forskjeller når flere leveranser sendes med samme filnavn. Bevar tidligere versjon i tråd med avtalte rutiner.
Hvis en vesentlig differanse står igjen, beskrives den i en egen avviksoversikt med eier og beslutning. Det er mer kontrollerbart enn å sende en fil med en generell merknad om at tallene er foreløpige, uten å vise hvilke deler som faktisk er usikre.