Et prøveresultat må kunne følges fra laboratoriets original til vurderingen og rapporten det inngår i. Bevar versjon og godkjenning, slik at mottakeren ser hvilke resultater som er klare til bruk og hvilke som fortsatt undersøkes.
Skill registrering, godkjenning og innsending
| Trinn | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Mottatt prøvesvar | Riktig anlegg, prøvepunkt og tidspunkt? |
| Faglig vurdering | Hvem godkjenner og følger avvik? |
| Rapportgrunnlag | Hvilken versjon og definisjon er brukt? |
| Innsending | Hvem har ansvar og nødvendig tilgang? |
Mattilsynet beskriver endring av informasjon om vannforsyningssystem. Bruk gjeldende skjema og veiledning for den aktuelle virksomheten. Et internt eksportark er ikke i seg selv innsendt eller godkjent rapportering.
Et sent korrigert prøvesvar
Hvis laboratoriet sender en ny versjon, må gammel og ny fil kunne kobles sammen. Registrer hvem som har vurdert virkningen for en allerede utarbeidet rapport. Ikke la en automatisk import overskrive verdien uten å varsle rapportansvarlig.
Begrens tilgangen til det som trengs for oppgaven. En regnskapsmedarbeider trenger normalt ikke full operativ tilgang til vannverkets styringssystem for å avstemme en faktura.
Se rapportoverlevering og roller og tilgang.
Hold rådata og vurdering adskilt
Laboratoriets originalfil bør bevares sammen med eventuell ny versjon. Den faglige vurderingen lagres som en separat godkjenning, med referanse til riktig fil. Dermed kan mottakeren se hva som faktisk er vurdert.
Hvis flere leverandører bidrar, avklar hvem som samler fullstendig grunnlag. En systemleverandør kan ha levert alle filene den kjenner til, mens en prøve eller hendelse fortsatt mangler hos en annen aktør.
Før rapporten går videre bør rapportansvarlig kontrollere anlegg, periode, prøvepunkter og åpne avvik. Avklar hvordan rettinger etter innsending håndteres. En automatisk melding om vellykket filoverføring skal ikke tolkes som at prøveresultatene eller myndighetsrapporteringen dermed er faglig godkjent.