Ved annen sluttbehandling er det særlig viktig å beskrive hva kunden faktisk kjøper. Registrer mottak, behandlingsløp og dokumentert avslutning. Ikke bruk en generell status som «ferdig» hvis deler fortsatt ligger hos en underleverandør.
Lag et avslutningsbevis for oppdraget
| Trinn | Dokumentasjon |
|---|---|
| Mottatt | Avtale, mengde og godkjent klassifisering |
| Sendt videre | Transport, parti og mottaker |
| Behandlet | Dokumentert ytelse og ansvarlig godkjenning |
| Avregnet | Kunde- og leverandøroppgjør |
Anta at kunden betaler for et samlet løp, men siste behandlingsledd ikke har sendt oppgjøret. Ordren kan være utført operativt uten å være økonomisk ferdig. Merk manglende kostnad i perioden og følg opp til endelig avstemming.
Skill egen ytelse fra videreformidling
Kontrakten må vise om virksomheten selv er leverandør av behandlingen, eller bare formidler en annen aktør. Dette påvirker dokumentasjon, ansvar og regnskapsvurdering. At en faktura passerer virksomheten er ikke nok til å avgjøre rollen.
Få bekreftet at leverandøren kan motta og behandle det aktuelle materialet før bestilling. Knytt bekreftelsen til oppdraget, slik at dokumentasjon og faktura senere kan kontrolleres mot samme grunnlag.
Se innkjøpskontroll og prosjektavslutning.
Lukk ikke underleverandøren før dokumentasjonen er mottatt
Gi hvert eksternt ledd en status for bestilt, sendt, mottatt og dokumentert ferdig. Når fakturaen kommer, må godkjenneren vite om den gjelder hele avtalen eller et deloppgjør.
Hvis et parti sendes tilbake eller må til en ny mottaker, registrer en koblet hendelse fremfor å endre destinasjonen i den gamle ordren. Da kan både transportkostnad og kundedialog forklares senere.
For en samlet kundeleveranse bør sluttrapporten vise hvilke dokumenter som er levert og hvilke forhold som fortsatt er åpne. Følg betalingskrav, restkostnader og manglende godkjenninger som egne åpne poster med ansvarlig og frist.