Prosjektet er ikke økonomisk lukket bare fordi maskinene har forlatt området. Kontroller leveransen, dokumentasjonen og oppgjøret som tre adskilte deler. Hver del trenger en ansvarlig godkjenning.
Avslutt i riktig rekkefølge
| Del | Spørsmål før lukking |
|---|---|
| Mengder | Er alle lass og mottaksbevis avstemt? |
| Leverandører | Finnes utført arbeid uten faktura? |
| Kunde | Er endringer godkjent, avvist eller omtvistet? |
| Betaling | Er forskudd og deloppgjør avregnet? |
| Dokumentasjon | Er riktig versjon levert til rett mottaker? |
Anta at sluttfakturaen sendes før siste behandlingskostnad er kjent. Prosjektet må da beholde en åpen økonomisk post og et godkjent anslag, slik at resultatet ikke fremstår endelig. Noter hvem som følger kostnaden til avklaring.
Bevar et lesbart oppgjørsspor
Sluttspesifikasjonen bør vise opprinnelig kontrakt, godkjente endringer, tidligere fakturering og gjenstående krav. Omtvistede beløp må være synlige som det, uten å blandes med akseptert saldo.
Arkiver ikke bare en samlet PDF. Bevar de strukturerte referansene som gjør at veieseddel, endring og faktura kan finnes igjen. Avtal samtidig hvem som beholder tilganger og hvem som skal motta senere korrigert dokumentasjon.
Se årsavslutning og dataeksport.
Gjør en siste kontroll av endringene
Gå gjennom endringsloggen linje for linje. Hver post skal ha en økonomisk sluttstatus: inkludert i oppgjør, avvist, frafalt eller fortsatt omtvistet. En administrativt lukket sak uten slik beslutning er vanskelig å håndtere senere.
Avstem kundens oppgjør mot egne fakturaer og betalinger. Dersom kunden trekker et beløp, registrer begrunnelsen og avklar om det er akseptert korreksjon, tilbakehold eller tvist. Ikke la bankbeløpet alene bestemme inntekten.
Skal kunden fortsette med periodisk måling eller vedlikehold, opprettes en egen avtale. Langvarig oppfølging viser hvordan kostnader og betaling følges videre uten å gjenåpne hele det gamle prosjektet.
Skriv en kort restanseliste med ansvarlig og frist før prosjektet flyttes ut av den løpende driftsrapporten. Da kan et prosjekt være operativt ferdig samtidig som noen økonomiske forhold fortsatt følges kontrollert til endelig avklaring.