En lokalitet kan trenge oppfølging lenge etter et første tiltak. Løpende måling, rapportering og nye bestillinger bør ikke blandes inn i det avsluttede prosjektet. Følg aktiv avtale, faktisk ressursbruk og mulige fremtidige tiltak hver for seg.
Skill tre tidshorisonter
| Horisont | Kontrollgrunnlag | Økonomisk oppfølging |
|---|---|---|
| Avsluttet tiltak | Sluttoppgjør og åpne mangler | Restkrav og sene leverandørkostnader |
| Løpende oppdrag | Aktiv avtale, periode og godkjente oppgaver | Periodeoppgjør og faktisk kostnad |
| Mulige fremtidige tiltak | Faglig vurdering og beslutningsbehov | Separat anslag og bestillingsstatus |
Bruk stabil lokalitetsreferanse, men egne ordre for avtalene. Da kan kunden se samlet kostnad over tid uten at en gammel prosjektordre blir en samlepost for alt som skjer på stedet. Avtal hvem som godkjenner oppfølgingen, hvilken rapport som leveres og hva som inngår i prisen.
Fordel felles arbeid uten å øke kundens pris
Anta en hypotetisk månedsavtale for tre lokaliteter. Alle avtalte leveranser er utført og godkjent for perioden. Beløpene er eksklusive merverdiavgift. Direkte kostnader kan spores til hvert sted, mens felles rapportarbeid koster 12 000 kroner.
I eksemplet er de 12 000 en intern kostnad fordelt etter 12 dokumenterte arbeidstimer: seks til A, fire til B og to til C. Fordelingen bruker dermed en intern kostnad på 1 000 kroner per time.
| Lokalitet | Avtalt månedsinntekt | Direkte kostnad | Felles rapportkostnad | Bidrag før øvrige kostnader |
|---|---|---|---|---|
| A | 18 000 | 8 000 | 6 000 | 4 000 |
| B | 12 000 | 5 000 | 4 000 | 3 000 |
| C | 10 000 | 4 000 | 2 000 | 4 000 |
| Sum | 40 000 | 17 000 | 12 000 | 11 000 |
Fordelingen forklarer hvor ressursene er brukt og kan brukes ved fornyelse av avtalen. Den endrer ikke kundens samlede pris på 40 000. Hvis A krever mer oppfølging enn planlagt, må faktisk tidsbruk registreres selv om oppdraget har fastpris. Et eventuelt tillegg trenger egen avtaleavklaring.
Avstem betaling ved siden av bidraget
Anta videre at hele månedsbeløpet er fakturert, men bare 30 000 er betalt. Av periodens kostnader på 29 000 er 21 000 betalt, mens 8 000 står som ubetalt leverandørkostnad.
Periodens innbetaling minus disse utbetalingene er 30 000 − 21 000 = 9 000 kroner. Broen til bidraget blir 9 000 + 10 000 i ubetalte kundekrav − 8 000 i ubetalte kostnader = 11 000 kroner. Eksemplet ser bort fra andre poster og merverdiavgift. En høyere bankbeholdning neste måned kan skyldes innbetaling av gammel saldo, ikke en mer lønnsom oppfølgingsavtale.
Få underleverandørgrunnlaget på plass selv om fakturaene kommer senere. Uavklarte leveranser skal ha en ansvarlig og et vurdert beløp, slik at manglende fakturering ikke gir et kunstig godt resultat.
En anbefaling er ikke en ny ordre
Anta at en rapport anbefaler et separat tiltak. Leverandørens foreløpige kostnadsanslag er 60 000 kroner, og kunden har fått et tilbud på 90 000. Ingen har bestilt tiltaket. Verken tilbudets 90 000 eller et mulig bidrag på 30 000 inngår i månedsavtalens 11 000 ovenfor.
Registrer tiltaket med faglig grunnlag, tilbudets gyldighet, bestillingsstatus og hvem som følger beslutningen. Hvis kunden bestiller, opprettes et eget oppdrag med godkjent omfang og betalingsplan. Ved et nytt vannrenseprosjekt må etablering, drift og avslutning kunne følges på den nye ordren.
Bevar ansvar ved overlevering
Ved eierskifte eller operatørbytte overleveres aktiv avtale, siste godkjente rapport, måleperioder, åpne oppgaver og neste avtalte frist. Tidligere tiltak beholder egne restanselister og en navngitt ansvarlig. Bruk prosjektets sluttoppgjør for disse postene.
Oppgi også hvilke anbefalinger som fortsatt mangler bestilling. Overleveringen bør angi gjeldende avtaler, betalingsansvar og hvem som kan bestille videre arbeid.