Et prosjekt for rensing av forurenset vann kan ha etablering, løpende drift og avslutning med forskjellige prisdrivere. Økonomien følger den faglig avtalte leveransen. Lengre leietid kan gi en sikker kostnad før kunden har godkjent ekstra betaling. Behandlet vannmengde alene dokumenterer verken oppnådd resultat eller kundens betalingsplikt.
Avtal hva som utløser hvert oppgjør
| Del | Grunnlag for kontroll |
|---|---|
| Etablering | Bestilt utstyr, rigg og godkjent oppstart |
| Løpende drift | Avtalt periode, aktivitet og pris |
| Resultatkrav | Faglig godkjent dokumentasjon etter avtalen |
| Forbruk og rest | Godkjent mengde, avtalt pris og mottaksgrunnlag |
| Avslutning | Demontering, retur og sluttdokumentasjon |
Knytt prøvesvar og målegrunnlag til kilde, tidspunkt og godkjenning. Oppgjøret må vise hvilken leveranse dokumentasjonen gjelder, og om de avtalte vilkårene for fakturering er oppfylt.
Ved endret vannkvalitet eller fremdrift opprettes en endringssak. Skill faglig beslutning om videre arbeid fra godkjenning av leverandørens leieforlengelse og kundens tillegg.
Fire avtalte uker blir seks faktiske uker
Anta et hypotetisk prosjekt, med alle beløp eksklusive merverdiavgift. Opprinnelig avtale er 30 000 kroner for etablering, 12 000 per driftsuke i fire uker, 8 000 for godkjent forbruk og resthåndtering og 10 000 for avslutning. Samlet grunnlag er 96 000 kroner.
Utstyret blir stående i to ekstra uker. Prosjektansvarlig har godkjent forlengelsen hos utleier. Kunden godkjenner bare én ekstra uke til 12 000 kroner; kravet for den andre står fortsatt åpent.
| Kundegrunnlag | Godkjent beløp | Uavklart tillegg |
|---|---|---|
| Etablering | 30 000 | 0 |
| Fire opprinnelige driftsuker | 48 000 | 0 |
| Første ekstra uke | 12 000 | 0 |
| Andre ekstra uke | 0 | 12 000 |
| Forbruk og resthåndtering | 8 000 | 0 |
| Avslutning | 10 000 | 0 |
| Sum | 108 000 | 12 000 |
I eksemplet er alle leveranser i den godkjente kolonnen utført og dokumentert etter avtalen. Det uavklarte kravet på 12 000 vises separat i prognosen. Det skal ikke behandles som kundegodkjent bare fordi utleieren har rett til betaling etter sin avtale.
Beregn hele kostnaden ved forlengelsen
Anta at etableringen koster 18 000 kroner. Hver av de seks driftsukene koster 7 000: 4 000 i utstyrsleie og 3 000 i andre driftskostnader. Forbruk og resthåndtering koster 6 000, og avslutningen koster 8 000.
| Kostnadsbro | Kroner |
|---|---|
| Etablering | 18 000 |
| Leie, seks uker × 4 000 | 24 000 |
| Øvrig drift, seks uker × 3 000 | 18 000 |
| Forbruk og resthåndtering | 6 000 |
| Avslutning | 8 000 |
| Sum | 74 000 |
Godkjent kundegrunnlag minus kostnad gir 108 000 − 74 000 = 34 000 kroner før øvrige kostnader. De to ekstra ukene koster 14 000, mens godkjent tilleggsbetaling er 12 000. Forlengelsen reduserer dermed bidraget med 2 000 sammenlignet med det opprinnelige fireukersopplegget. Mulig betaling for den siste uken kommer ikke inn i denne beregningen før statusen er avklart.
Lukk leieperioden uten å miste ubetalte kostnader
Anta at 98 000 kroner er fakturert kunden og 80 000 betalt. Godkjent avslutning på 10 000 gjenstår å fakturere. Av kostnadene er 58 000 betalt. Utvidet leie på 8 000 og avslutningskostnad på 8 000 er påløpt, men fortsatt ubetalt.
Da blir broen fra penger til bidrag:
80 000 innbetalt − 58 000 utbetalt + 18 000 ubetalt kundekrav + 10 000 godkjent, ikke fakturert avslutning − 16 000 ubetalte kostnader = 34 000 kroner.
Eksemplet ser bort fra merverdiavgift og andre poster. Regnskapsfører trenger det dokumenterte grunnlaget for periodiseringen, også når leverandørfakturaen mangler. Koble senere faktura til samme grunnlag, slik at kostnaden ikke telles to ganger. Bruk underleverandørkontrollen til dette.
Registrer faktisk returdato og utleiers bekreftelse, gjenstående restleveranser, manglende dokumentasjon og ansvarlig for de siste beløpene i sluttoppgjøret. Hvis lokaliteten etterpå får langvarig oppfølging, følger den en egen ordre. Den nye avtalen skal ikke skjule uavklarte kostnader eller tillegg fra renseprosjektet.