Et nytt funn i felt er ikke det samme som en godkjent endringsordre. Registrer hendelsen raskt, men la ansvarlige fagpersoner vurdere håndteringen og avtaleeier avklare den økonomiske bestillingen.
Følg endringen gjennom fire statuser
| Status | Bevis |
|---|---|
| Registrert | Sted, tidspunkt, parti og observasjon |
| Faglig avklart | Godkjent kategori eller tiltak |
| Økonomisk avtalt | Pris, mengde, tid og bestiller |
| Utført og avregnet | Mengdebevis, kostnad og kundeoppgjør |
Anta at et parti må til et annet mottak enn planlagt. Ekstra transport og behandling kan begge påvirkes. Lag én endringsreferanse som kobler faglig beslutning, nytt mottak, leverandørbestilling og kundens eventuelle godkjenning.
Vis uenighet som uenighet
Et varslet krav uten kundens aksept må ikke fremstå som sikker inntekt i ledelsesrapporten. Vis avtalt omfang, omtvistet beløp og forventet kostnad hver for seg. Regnskapsfører vurderer inntektsføring på faktisk dokumentasjon.
Endringsloggen skal også inneholde tiltak uten direkte pristillegg. Noen påvirker fremdrift, underleverandør eller dokumentkrav. Det kan gi senere kostnader selv om selve endringen ikke faktureres.
Se prognose og sluttoppgjør.
Vis endringen i både kostnad og betalingsplan
En dyrere mottakskategori kan gi sikker kostnadsøkning før kunden har tatt stilling til et tilleggskrav. Oppdater derfor prosjektprognosen og likviditeten hver for seg. Økonomisk usikkerhet på inntektssiden må ikke skjule forfallet til leverandøren.
La endringsloggen vise siste godkjente status, men bevar tidligere varsler og tilbud. Det gjør det mulig å forstå hva partene visste da arbeidet ble bestilt.
Ved flere endringer på samme parti trenger dere en rekkefølge. En senere pris kan gjelde bare restmengden, ikke alt som allerede er utført. Kontroller tids- og mengdeavgrensningen før endringsbeløpene summeres til kundens sluttoppgjør.