Prosjektresultatet til dato viser det som er kommet med så langt. Prognosen skal vise hva dere forventer når prosjektet er ferdig, inkludert kostnader som ikke er fakturert og arbeid som ennå ikke er bestilt.
Bygg sluttkostnaden uten dobbeltelling
| Del | Kroner i eksemplet |
|---|---|
| Påløpt kostnad til dato | 400 000 |
| Gjenstående arbeid i åpne bestillinger | 250 000 |
| Anslått øvrig restarbeid | 150 000 |
| Forventet sluttkostnad | 800 000 |
Tallene er illustrative og eksklusive merverdiavgift. Linjen for bestilt arbeid må bare vise det som gjenstår. Hvis en bestilling totalt er 500 000 og 300 000 allerede inngår i påløpt kostnad, skal den ikke legges til med 500 000 på nytt.
Samle også utførte leveranser som ennå ikke har faktura. Ta dem med i vurderingen av påløpt kostnad, med dato, mengde og avtalt pris. Bruk underleverandøreksemplet når fakturaens total og godkjent leveranse er forskjellige.
Bruk en mengdebro når forutsetningene endres
Vis opprinnelig plan, godkjent utført mengde og forventet rest. Deretter forklares endret fordeling mellom mottak eller behandlingskategorier fra faglig ansvarlig.
Anta i et eksempel at 100 tonn restmengde var planlagt til 800 kroner per tonn. Nytt godkjent grunnlag viser 60 tonn til samme pris og 40 tonn til 1 400. Behandlingsanslaget blir 104 000, altså 24 000 mer enn tidligere 80 000. Transport og andre virkninger kommer i tillegg hvis de endres.
| Forklaring | Hva må oppdateres? |
|---|---|
| Flere tonn | Mengde, transport og mottak |
| Endret kategori | Faglig beslutning og behandlingspris |
| Dyrere pris | Avtaleversjon og gjenstående bestilling |
| Lengre varighet | Leie, bemanning og midlertidig drift |
Økonomien bruker det godkjente faggrunnlaget. Kategori eller tiltak skal ikke endres i kalkylen bare for at sluttresultatet skal holde budsjett.
Skill sikre inntekter fra krav som diskuteres
Vis opprinnelig kontrakt, godkjente endringer og omtvistede tillegg hver for seg. Avtalte inntekter og en mulig tilleggsbetaling har ulik sikkerhet. Regnskapsfører vurderer inntektsføringen på faktisk dokumentasjon.
På kostnadssiden må det fortsatt fremgå hva som er bindende. En uavklart kundebetaling hindrer ikke at transportøren eller mottaket har et forfall. Oppdater derfor likviditeten separat fra resultatprognosen.
Gjør usikkerheten nyttig
Lag et hovedanslag og en begrunnet variant for den viktigste usikkerheten. Endre én forutsetning om gangen, som mengde eller behandlingspris. Da blir det lettere å se hvilken beslutning eller dokumentasjon som mangler.
Ikke legg en generell reserve på toppen uten å vise hva den skal dekke. Det kan både skjule en kjent kostnad og føre til dobbeltelling med et allerede forsiktig restanslag.
Bruk forklarte avvik til å forbedre neste tilbud. Hold opprinnelig tilbudskalkyle tilgjengelig, slik at erfaringen kan knyttes til forutsetningen som faktisk endret seg.
En praktisk rutine for prognosemøtet
- Avstem påløpt kostnad og utført mengde.
- Kontroller gjenstående verdi i bestillinger.
- Få prosjektansvarlig til å bekrefte restarbeid og avslutningsoppgaver.
- Oppdater endringsloggen.
- Forklar forskjellen fra forrige prognose og navngi tiltak.
Transportreturer, rydding, siste mottaksoppgjør og dokumentasjon må med før prosjektet regnes ferdig. Bruk sluttoppgjøret som sjekkliste for restene. Be om hjelp med prosjektgrunnlaget hvis kostnader og mengder ligger spredt i flere systemer.