En underleverandørfaktura bør kunne spores tilbake til en bestilling og en godkjent leveranse. Prosjektnummer alene er for grovt når samme aktør utfører transport, maskinarbeid og ekstra håndtering. Godkjent leverandørkostnad og godkjent tillegg fra kunden er to forskjellige avklaringer.
Bestill med riktig oppgjørsenhet
| Ytelse | Grunnlag ved godkjenning |
|---|---|
| Transport | Lass, strekning, mengde eller avtalt tur |
| Maskinarbeid | Godkjent tid og arbeidsområde |
| Mottak | Veieseddel, kategori og aksept |
| Tillegg | Hendelse, prisgrunnlag og bestiller |
Før bestilling bekreftes leverandørens oppgave, leveringsvilkår og dokumentasjon. Koble fakturakontrollen til bestilt omfang og faktisk utførelse.
Del fakturaen når bare noe er avklart
Oppgjøret nedenfor bruker hypotetiske priser eksklusive merverdiavgift. Avtalt pris er 1 500 kroner per transport, 600 per tonn mottak og 900 per godkjent ventetime. Leverandøren fakturerer 12 transporter, 40 tonn og åtte ventetimer.
| Linje | Fakturert | Godkjent grunnlag | Godkjent beløp | Omtvistet |
|---|---|---|---|---|
| Transport | 18 000 | 12 × 1 500 | 18 000 | 0 |
| Mottak | 24 000 | 40 × 600 | 24 000 | 0 |
| Venting | 7 200 | 5 × 900 | 4 500 | 2 700 |
| Sum | 49 200 | 46 500 | 2 700 |
I eksemplet er fem ventetimer dokumentert og akseptert. For de siste tre mangler partene enighet om hendelsen og avtalegrunnlaget. Registrer hvorfor 2 700 er omtvistet, hvem som avklarer det og hvilken dokumentasjon som etterspørres. Planen for betaling av den godkjente delen og håndtering av resten avklares mot leverandøravtalen. Ikke la fakturaen fremstå som fullt godkjent eller helt avvist.
Tidsregistreringen beviser ikke alene at ventingen var avtalt. En korrigert spesifikasjon kobles til originalen, slik at den ikke importeres som et nytt kjøp. Regnskapsfører trenger også tvistestatusen når faktura og periodekostnad behandles.
Kundens endringskrav følger sitt eget spor
Anta at prosjektet har 60 000 kroner i avtalt kundeinntekt for denne arbeidspakken. Prosjektlederen har i tillegg varslet kunden et krav på 7 200 for ventingen, men kunden har ikke godkjent det.
Arbeidspakken viser da 60 000 i avtalt inntekt og 46 500 i godkjent leverandørkostnad: 13 500 kroner før egne kostnader. De 7 200 vises separat som et uavklart kundekrav. De 2 700 i omtvistet leverandørkostnad vises som egen kostnadsusikkerhet. Hvis hele leverandørkravet senere aksepteres og kunden ikke godkjenner tillegg, faller dette bidraget til 10 800.
Det er dermed mulig å akseptere en kostnad uten å ha rett til å sende den videre til kunden. Kundens avslag opphever heller ikke i seg selv leverandørens avtale. Bruk endringsloggen til å følge begge beslutningene med samme hendelsesreferanse.
Fang manglende kostnader og doble registreringer
Samme lass kan finnes i kjørerapport, veieliste og prosjektfaktura. Dokumentene støtter kontrollen, men er ikke tre kjøp. Bruk egen bestilling og leverandørens dokumentreferanse sammen med masseflyten.
Ved periodeslutt samles utført arbeid uten faktura med mengde, avtalt pris og usikkerhet. Vis bare gjenstående arbeid som åpen bestilling i sluttkostnadsprognosen.
Ved sluttoppgjør bekrefter prosjektansvarlig både mottatte leveranser og det som fortsatt venter på dokumentasjon eller avregning. Begrens leverandørens datatilgang til oppgaven; transportøren trenger ikke kundens samlede prosjektøkonomi for å levere en korrekt rapport.