Et godt tilbud skal både hjelpe kunden å velge og gi prosjektet et brukbart utgangspunkt. Før dere regner pris, avklar hva kunden trenger levert, hvilket grunnlag dere har og om folk, leverandører og penger er tilgjengelige når oppdraget skal starte.
Velg hvilke forespørsler dere skal bruke tid på
Tilbudsarbeid binder kapasitet før det finnes en bestilling. Vurder derfor oppdraget før dere henter alle priser og lager en detaljert plan.
| Spørsmål | Hva svaret avgjør |
|---|---|
| Er oppdragets omfang og leveranse forståelig? | Om dere kan prise nå eller trenger flere avklaringer |
| Passer jobben med oppdrag dere kan gjennomføre? | Hvilket team og hvilke leverandører som trengs |
| Er ønsket start og ferdigstilling realistisk? | Om dere kan tilby datoen eller bør foreslå en annen |
| Er mengder og mottak tilstrekkelig avklart? | Hvilke prisforutsetninger og alternativer tilbudet trenger |
| Tåler dere betalingstidspunktene? | Om betalingsplanen må endres før tilbudet sendes |
Sett en ansvarlig og en frist for tilbudet. Et uklart omfang kan gi grunn til å be om bedre underlag, tilby en første avklaringsfase eller la være å gi pris. Registrer hvorfor et oppdrag velges bort; det gjør det lettere å prioritere lignende forespørsler senere.
Gjør kundens behov til prisbare arbeidspakker
Bruk det tilgjengelige faggrunnlaget til å beskrive oppgaver og leveranser: etablering, håndtering, transport, mottak, dokumentasjon og avslutning. For hver pakke angis mengde eller varighet, prisform og hva kunden får ved overlevering.
Samle leverandørtilbud med gyldighet, avgrensning, antatt tidspunkt og prisutløsende enhet. En transportpris per tur og en mottakspris per tonn kan ikke sammenlignes uten en plan for begge mengdene. Ta med venting, returer og avslutningsarbeid der de inngår i leveransen.
Bruk underleverandørkontrollen allerede i tilbudsfasen. Det skal være mulig å se hvilken pris og hvilke forutsetninger kostnadsanslaget bygger på.
Vis usikre mengder uten å skjule dem i fastprisen
I et hypotetisk tilbud er 300 tonn avklart som mengdeforutsetning. Etablering og avslutning anslås til 60 000 kroner, transport til 45 000, mottak til 800 kroner per tonn og prosjektledelse og dokumentasjon til 35 000. Beløpene er eksklusive merverdiavgift.
| Kostnad i tilbudskalkylen | Kroner |
|---|---|
| Etablering og avslutning | 60 000 |
| Transport | 45 000 |
| Mottak: 300 × 800 | 240 000 |
| Prosjektledelse og dokumentasjon | 35 000 |
| Sum forventet kostnad | 380 000 |
Med en tilbudspris på 475 000 blir kalkulert bidrag 95 000 kroner, eller 20 prosent av prisen, før øvrige kostnader. Dette er valgt pris og kostnad i eksemplet.
Hva skjer hvis mengden blir 400 tonn? Anta at mottaket fortsatt koster 800 per tonn, transporten øker til 60 000 og de andre kostnadene holder seg. Kostnaden blir 60 000 + 60 000 + 320 000 + 35 000 = 475 000 kroner. Ved uendret kundepris er hele det kalkulerte bidraget brukt opp.
Tilbudet bør derfor gjøre mengdegrunnlaget synlig og beskrive hvordan faktisk mengde skal avregnes, eller gi et tydelig priset alternativ for et annet omfang. Kunden må kunne sammenligne alternativene og se hva som må bestilles. Overfør senere endringer til endringsloggen.
Sjekk gjennomføring og kontantbehov før utsending
Reserver ikke den samme prosjektlederen eller leverandøren til flere jobber som alle forutsetter samme uke. Sett tilbudets plan inn i kapasitetsoversikten. Avklar leverandørens tilgjengelighet og hvor lenge pris og leveringsdato kan holdes.
For nødvendig utstyr vurderes kjøp eller leie sammen med oppdragets varighet. Ta med rigg, transport og retur i sammenligningen.
Sett datoer på de største utbetalingene og kundeoppgjørene. Hvis leverandører skal ha 180 000 før første kundeinnbetaling på 150 000, trengs minst 180 000 til å dekke perioden frem til innbetalingen, og 30 000 er fortsatt udekket rett etter den. Andre betalinger kommer i tillegg. Bruk forskudd og milepæler når betalingsplanen utformes.
Overlever det tilbudet kunden faktisk har bestilt
Bevar akseptert versjon med mengdeforutsetninger, pris, leveringsdatoer og valgte alternativer. Opprett prosjektet fra denne versjonen, med separate poster for forhold som fortsatt trenger avklaring. Prosjektstarten skal gi felt, innkjøp og økonomi samme utgangspunkt.
Sammenlign deretter tilbudskalkylen med prosjektprognosen underveis. Etter oppgjøret noteres hva dere traff på, hva som krevde mer arbeid og hva neste tilbud bør gjøre annerledes.