Begynn med hva utstyret skal gjøre, hvor lenge det trengs og når det må være tilgjengelig. Sammenlign hele bruksperioden før dere sammenligner prisene. En maskin dere eier, en leid maskin og en kjøpt tjeneste kan legge forskjellige oppgaver og kostnader på virksomheten.
Be om tilbud på samme behov
Beskriv nødvendig kapasitet, brukssted, forventede driftsdager og oppstart. Avklar hvem som står for levering, tilkobling, vedlikehold, forbruk, reserveutstyr og retur. Bruk den som kjenner driften til å bekrefte at alternativene kan utføre samme oppgave.
| Vilkår | Kjøp | Leie |
|---|---|---|
| Tilgjengelighet | Leveringsdato og klargjøring | Startdato og reservert periode |
| Vedlikehold | Egen plan og leverandøravtale | Hva inngår, og hvilke skader eller slitedeler kommer i tillegg? |
| Endret behov | Flytting, ledig utstyr eller videresalg | Minsteperiode, oppsigelse og eventuell forlengelse |
| Avslutning | Salg, transport eller annen videre bruk | Retur, sluttkontroll og siste leiedag |
| Betaling | Kjøpsforfall og eventuelle avdrag | Leieforfall, depositum og tillegg |
En avtale om levert pumpe med løpende service er noe annet enn å leie en pumpe og utføre arbeidet selv. Enten må leveransene gjøres sammenlignbare, eller så må forskjellen vises i regnestykket.
Eksempel med 24 måneders bruk
Anta to tilbud på utstyr som er vurdert egnet til samme jobb. Kjøpsprisen er 240 000 kroner. Levering og klargjøring koster 10 000, vedlikehold i perioden 30 000 og transport ved avslutning 5 000. Virksomheten anslår en salgsverdi etter perioden på 100 000.
Leie koster 8 000 per måned. Ordinær service inngår i dette tilbudet. Levering og retur koster samlet 15 000, mens slitedeler som ikke inngår er anslått til 10 000. Beløpene er hypotetiske, uten merverdiavgift. Kjøpet betales uten lånefinansiering i eksemplet.
| Samme 24 måneders bruk | Kjøp | Leie |
|---|---|---|
| Kjøpspris eller leiebetalinger | 240 000 | 24 × 8 000 = 192 000 |
| Levering, klargjøring og avslutning | 15 000 | 15 000 |
| Vedlikehold og kostnader utenfor inkludert service | 30 000 | 10 000 |
| Utbetalinger for perioden | 285 000 | 217 000 |
| Anslått innbetaling ved salg | −100 000 | 0 |
| Netto etter salgsanslaget | 185 000 | 217 000 |
Med disse forutsetningene er kjøp 32 000 kroner lavere over perioden. Men forskjellen avhenger av at utstyret kan selges til anslått pris. De 100 000 er et anslag, ikke en avtalt innbetaling.
Undersøk hva som kan snu valget
Hvis salgsanslaget etter 24 måneder faller til 60 000 og andre tall er uendret, blir kjøpets netto 225 000. Leie står på 217 000 og er da 8 000 lavere. Skjæringspunktet i akkurat denne sammenligningen er en salgsverdi på 285 000 − 217 000 = 68 000 kroner.
Et kortere behov gir et annet regnestykke. Anta bruk i 12 måneder. Leietilbudet tillater retur da, med de samme samlede logistikkostnadene. Ved kjøp anslås vedlikehold til 15 000 og salgsverdi til 130 000. Ved leie anslås slitedeler utenfor avtalen til 5 000.
| Samme 12 måneders bruk | Kjøp | Leie |
|---|---|---|
| Pris og betalinger | 240 000 | 12 × 8 000 = 96 000 |
| Levering og avslutning | 15 000 | 15 000 |
| Vedlikehold eller slitedeler | 15 000 | 5 000 |
| Anslått salgsinnbetaling | −130 000 | 0 |
| Netto etter salgsanslaget | 140 000 | 116 000 |
Leie er 24 000 lavere i dette kortere tilfellet. Ikke avslutt sammenligningen ved å halvere 24-månedstallet; kjøpsprisen og transporten blir ikke halvert. Undersøk samtidig om tidlig retur faktisk er tillatt, og hva den koster i tilbudet dere vurderer.
Legg betalingene på dato
Kjøpsalternativet krever i eksemplet 250 000 til pris, levering og klargjøring ved oppstart. Leien fordeler hovedbetalingen over bruksperioden. Et eventuelt depositum vises som en egen pengestrøm med forventet tilbakebetaling, fremfor å gjemmes i månedsprisen.
I den faktiske betalingsplanen brukes beløpene som skal inn og ut av konto, med merverdiavgift der den inngår i fakturaen. Sett vedlikehold, leieforfall, returkostnad og mulig salg inn i likviditetsplanen. Hvis en finansieringsavtale inngår i tilbudet, legges avdrag, renter, gebyrer og eventuelt sluttbeløp til med sine faktiske forfall før alternativene sammenlignes.
Utstyrets kostnad per driftsdag avhenger også av bruken. Vis både dager i bruk og dager det står tilgjengelig uten oppdrag. Ved usikker ordreinngang kan muligheten til å redusere eller avslutte leien være like viktig som prisforskjellen i hovedanslaget.
Følg det valgte utstyret videre
Når valget er tatt, går anskaffelsen inn i investeringsplanen. Registrer eier, avtale, plassering, vedlikeholdsansvar og sluttvilkår i anleggsregisteret.
Kontroller første faktura mot tilbudet og ta med kostnader som gjenstår ved retur eller videresalg. Denne betalingsoversikten og dokumentene gir også regnskapsfører grunnlaget for å behandle anskaffelsen i regnskapet.