En ny avtale kan passe i budsjettet og likevel være vanskelig å levere. Sammenlign tilgjengelig tid med alle oppgavene avtalen krever, før dere lover oppstart eller fast pris. Timer til reise, rapportering og overlevering må ha samme plass i planen som arbeidet ute hos kunden.
Finn tiden som faktisk kan brukes
Anta et team på fire personer med til sammen 560 planlagte arbeidstimer i en bestemt måned. Dette er virksomhetens oppgitte plan for eksemplet. Etter kjent ferie, opplæring og internt arbeid gjenstår 480 timer til oppdrag.
| Fra arbeidsplan til oppdragskapasitet | Timer |
|---|---|
| Planlagte timer før fravær og interne oppgaver | 560 |
| Kjent ferie og annet planlagt fravær | −40 |
| Opplæring | −24 |
| Møter og annet internt arbeid | −16 |
| Tilgjengelig til oppdrag og tilhørende reise | 480 |
Bruk faktisk arbeidsplan som kilde. Ikke trekk fra samme ferie eller møte både her og i oppdragsestimatet. Registrering av utført tid i lønnsgrunnlaget gir etter hvert et bedre anslag på hvor mye arbeid oppgavene krever.
Trekk fra det dere allerede har lovet
Eksisterende avtaler krever 260 timer, planlagt vedlikehold 100 og tilhørende reise 60. Da er 420 av de 480 timene disponert. De resterende 60 er ikke automatisk tilgjengelige hver dag eller for alle typer arbeid.
| Disponering før ny avtale | Timer |
|---|---|
| Tilgjengelig kapasitet | 480 |
| Eksisterende avtaleoppgaver | −260 |
| Planlagt vedlikehold | −100 |
| Reise til disse oppgavene | −60 |
| Foreløpig ledig tid | 60 |
Kontroller fordelingen per uke og person. En ledig time i slutten av måneden løser ikke et besøk som må utføres den første uken. Et oppdrag som krever to personer samtidig, kan heller ikke dekkes av to ledige timer på forskjellige dager. Merk hvilken kompetanse, hvilket utstyr og hvilken stedfortreder hver oppgave trenger.
Regn hele den nye leveransen
Anta at en ny månedsavtale krever 48 timer til utførelse og rapportering og 16 til reise. Behovet er 64 timer. Planen mangler dermed fire timer allerede før reserve for uforutsette hendelser.
Ledelsen ønsker i tillegg å holde 20 timer udisponert til feil og akutte oppgaver. Samlet behov utover eksisterende arbeid blir da 64 + 20 = 84 timer. Mot 60 ledige timer er gapet 24 timer. Reserven er en valgt planforutsetning, ikke en ekstra oppgave som også skal faktureres.
Velg hva dere faktisk vil endre
| Mulighet | Det som må avklares før kunden får et løfte |
|---|---|
| Flytte eksisterende arbeid | Hvilke oppgaver kan flyttes, og hvem godkjenner ny dato? |
| Endre den nye leveransen | Kan besøk samordnes eller rapporteringen utføres på en annen måte? |
| Bruke underleverandør | Hvilke 24 timer kan overtas, til hvilken pris og med hvilken dokumentasjon? |
| Utvide egen bemanning | Når er personen tilgjengelig, og hvilke oppgaver kan vedkommende utføre? |
| Utsette eller avslå oppstart | Hvilket tidspunkt kan dere faktisk levere fra? |
En alternativ plan må vise den nye fordelingen. Ikke reduser bare timeanslaget for å få summen til å passe. Bruk arbeidsordrene til å undersøke hvor arbeidet kan gjøres annerledes.
Kapasitetsvalget endrer også økonomien
Anta en tilbudt månedsinntekt på 30 000 kroner. I eksemplet bruker virksomheten en intern kostnad på 400 kroner per egen oppdragstime. En underleverandør har tilbudt de 24 timene til 800 kroner per time. Alle beløp er regneforutsetninger uten merverdiavgift.
Hvis teamet utfører 40 av de nye timene og underleverandøren 24, blir kostnadsgrunnlaget:
| Ny avtale med underleverandør | Kroner |
|---|---|
| Avtalt inntekt | 30 000 |
| Eget arbeid: 40 × 400 | −16 000 |
| Underleverandør: 24 × 800 | −19 200 |
| Bidrag før øvrige kostnader | −5 200 |
De 40 egne timene etterlater 20 timer i reserve: 480 − 420 − 40 = 20. Planen løser dermed kapasitetsgapet, men avtalen dekker ikke kostnadsgrunnlaget som er satt opp. Pris, omfang eller leveringsplan må vurderes på nytt.
Den interne timesatsen må ha en kjent definisjon, slik at lønn eller andre kostnader ikke legges til to ganger. Sammenlign alternativer med samme leveranse og samme kostnadsinnhold. Budsjettet tar valget videre til økonomiplanen.
Følg planen gjennom den første perioden
Vis planlagte og faktisk brukte timer per oppgave, reise og rapportering. Forklar om et avvik skyldes engangsoppstart eller gjentakende arbeid. Oppdater neste periode før en midlertidig løsning blir en varig overbelastning.
Ved en ny driftsavtale for vann eller avløp må det også være klart hva som inngår i prisen. En full timeliste viser ressursbruken; den gjør ikke alt ekstraarbeid til et godkjent kundekrav.