En arbeidsordre bør forklare hvorfor arbeidet ble gjort, hva som ble utført og hvem som godkjente resultatet. Da kan samme underlag brukes til kostnadsføring, avtaleoppfølging og senere vedlikehold.
Hold bestilling og utførelse adskilt
| Status | Minste nyttige innhold |
|---|---|
| Bestilt | Anlegg, behov, bestiller og ramme |
| Pågår | Timer, materialuttak og avvik |
| Utført | Faktisk arbeid og faglig godkjenner |
| Økonomisk lukket | Fakturaer, tillegg og åpne kostnader avklart |
Anta at en pumpejobb er planlagt til fire timer, men krever seks. To ekstra timer er et avvik som må forklares. De er ikke automatisk fakturerbare til kunden. Koblingen til kontrakt eller endringsbestilling avgjør oppgjørsgrunnlaget.
Bruk færre, stabile referanser
Anlegg og komponent bør være faste identifikatorer. Jobbtekst kan endres, men skal ikke være eneste kobling. Ved utstyrsbytte må gammel og ny komponent fortsatt ha spor til arbeidsordren.
Før månedsavslutning må operativt ferdige jobber med manglende leverandørfaktura stå i en egen oversikt. Jobber som faktisk ikke er ferdige, skal ikke lukkes for å få rapporten til å se ryddig ut.
Se vedlikehold og innkjøp. Registrer hvem som godkjente utførelsen, slik at økonomi kan følge avtalt pris og dokumentert leveranse.
La lukking være en sjekkliste, ikke en knapp
Før en jobb lukkes operativt bør utført arbeid, brukte deler og faglig aksept være registrert. Før økonomisk lukking kontrolleres leverandørkostnad, eventuell kundegodkjenning og fakturering. De to tidspunkt kan være forskjellige.
Ved en tilbakevendende feil må nye jobber kobles til samme komponent og tidligere hendelse. Behold egen arbeidsordrereferanse for hvert forsøk. Ellers blir både servicehistorikk og garantikrav vanskelige å følge.
Hvis flere ansatte eller leverandører arbeider på samme jobb, trenger dere en samlet godkjenning som hindrer at bare deler av kostnaden kommer med i rapporten. En kort restanseliste ved periodeslutt kan være tilstrekkelig, så lenge den viser hva som mangler og hvem som følger det opp.