Leverandørkontroll krever tre opplysninger: hva som ble bestilt, hva som faktisk ble levert, og hva som faktureres. De kan finnes i ulike systemer, men må kunne kobles med en stabil referanse.
Et fakturaavvik i praksis
Anta at det er bestilt 100 enheter til 80 kroner, men bare 90 er mottatt. Fakturaen viser 8 000 kroner. Differansen skal avklares som restlevering, feil faktura eller annet avtalt forhold; ikke bare godkjennes fordi totalen matcher bestillingen.
| Kontroll | Bevis |
|---|---|
| Pris | Avtale og godkjent endring |
| Mengde | Mottak eller utførelsesgodkjenning |
| Kostnadssted | Anlegg, rute eller prosjekt |
| Betaling | Verifisert mottaker og forfall |
Akutte kjøp trenger også spor
Ved driftsstans kan en formell bestilling komme etter telefonen. Registrer hvem som bestilte, hva som var rammen og hvorfor kjøpet var akutt. La ikke hasteprosedyren gi varig fritak fra kontroll.
Nye bankopplysninger skal kontrolleres etter virksomhetens avtalte rutine, uavhengig av om fakturaen kommer fra en kjent e-postadresse. Del roller slik at en endring ikke automatisk gir både godkjenning og betaling.
Se arbeidsordre og bankavstemming. Ved periodeslutt må leverte, men ufakturerte innkjøp samles slik at regnskapsfører kan vurdere kostnaden i riktig periode.
Kontroller restleveranser og delbetaling
En bestilling kan være delvis levert og delvis fakturert. Vis både mottatt mengde, fakturert mengde og gjenstående forpliktelse. Hvis systemet bare har én status for «betalt», kan restleveransen forsvinne fra oppfølgingen.
Ved prisavvik må godkjenneren se om det finnes en godkjent endring. Et nytt tilbud i en e-post er ikke nødvendigvis en bestilling. Bevar referansen til den beslutningen som faktisk ga leverandøren oppdraget.
For felleskjøp til flere anlegg bør fordelingen være avklart før fakturaen sendes til bokføring. Hvis fordelingen fortsatt er ukjent, registrer det som et åpent forhold. En tilfeldig standardfordeling kan gi feil grunnlag for etterkalkyle og senere budsjett.