Samme arbeidsregistrering kan brukes til lønn, prosjektkostnad og kundeoppgjør. Men de tre beregningene følger ikke nødvendigvis samme grunnlag. Godkjenn faktisk tid først, og behandle lønn og fakturering som to separate løp.
Bestem kategorier som folk kan bruke
| Registrering | Underlag før lønn | Underlag til intern kostnad |
|---|---|---|
| Ordinært arbeid | Person, dato, tid og ledergodkjenning | Anlegg, rute eller prosjekt |
| Vakt og beredskap | Avtalt ordning og relevant periode | Fordeling etter avtalt modell |
| Utrykning eller ekstraarbeid | Faktisk hendelse og gjeldende avtale | Arbeidsordre og årsak |
| Reise og utlegg | Bilag, formål og nødvendige opplysninger | Riktig oppdrag eller felleskostnad |
| Korrigering | Opprinnelig referanse og godkjent endring | Samme dimensjon og rett periode |
Bruk navn og kategorier de som registrerer forstår. Et omfattende kodesett som fylles ut tilfeldig gir dårligere styring enn noen få tydelige valg.
Eksempel: én utrykning til to anlegg
En medarbeider har fire timer godkjent arbeid på en utrykning. Én time gjelder anlegg A, to timer anlegg B og én time felles reise. Den interne modellen kan fordele reisen mellom anleggene, men samlet godkjent tid skal fortsatt være fire timer.
| Internt kostnadsgrunnlag i eksemplet | Timer |
|---|---|
| Arbeid A | 1 |
| Arbeid B | 2 |
| Felles reise før fordeling | 1 |
| Samlet | 4 |
Lønnsansvarlig beregner eventuelle tillegg etter de aktuelle avtalene og forholdene. Kundens faktura følger drifts- eller oppdragsavtalen. Hvis A har fastpris, skal timen ikke automatisk bli et tilleggskrav. Timen er likevel nyttig i etterkalkylen. Sammenlign også faktisk tid med kapasitetsplanen før dere tar på dere flere faste oppgaver.
Samle grunnlaget før lønnskjøringen
Avtal en registreringsfrist og hvem som godkjenner. Tell personer med forventet grunnlag mot personer med mottatte registreringer. En tom fil kan bety manglende levering, ikke at det ikke har skjedd noe.
Kontroller ufullstendige oppdrag, doble registreringer og timer uten dimensjon. Lønnsgrunnlaget må være korrekt selv om en intern prosjektfordeling fortsatt må avklares. Gi den ufordelte kostnaden en synlig status fremfor å utsette eller endre godkjent arbeidstid.
Ved vakt og ekstraarbeid trenger lønnsansvarlig den faktiske ordningen og avtalegrunnlaget. Systemets standardnavn for et tillegg er ikke nok til å fastsette riktig beregning.
Utlegg som kan følges til riktig jobb
Koble bilag, formål, dato og oppdragsreferanse. Skill et ansattutlegg fra en leverandørfaktura som allerede er betalt av virksomheten. Hvis samme kjøp kommer gjennom to kanaler, må kontrollen oppdage det før dobbel refusjon.
En korrigert kvittering eller trukket refusjon trenger referanse til originalen. Vurder også om prosjektkostnaden og et eventuelt kundekrav er påvirket, slik at rettingen ikke bare skjer i ett system.
Rett etter at perioden er lukket
Bevar den opprinnelige registreringen og send en dokumentert korreksjon til lønnsansvarlig. Angi hvilken kjøring og hvilket oppdrag som berøres. Ikke rediger gamle timer i feltappen uten at virkningen følges til lønn og økonomi.
Tilgang til personal- og lønnsdata må følge oppgaven. En prosjektleder kan trenge kostnadsoversikt uten alle lønnsdetaljene. Bruk roller og tilgang.
Se arbeidsordre og ruteøkonomi. Be om hjelp med lønnsflyten hvis opplysningene stadig må samles manuelt fra flere steder.