Et oppryddingsprosjekt bør ha ett godkjent utgangspunkt før første lass går ut. Grunnlaget må beskrive omfang, forutsetninger, ansvar og hvordan endringer bestilles. Samle tilbudsversjon, bestillinger og betalingsplan i samme prosjektgrunnlag.
Start med versjonen kunden har akseptert. Tilbudsguiden viser hva som bør være bestemt før tilbudet blir til prosjektordre.
Lag prosjektets kontrollpakke
| Del | Hva må være avklart? |
|---|---|
| Omfang | Område, arbeidsoppgaver og avgrensning |
| Faggrunnlag | Hvem godkjenner klassifisering og tiltak? |
| Oppgjør | Fastpris, mengde, timer eller kombinasjon |
| Leverandører | Transport, mottak og øvrig utførelse |
| Dokumentasjon | Referanser for parti, lass og endring |
Anta at tilbudet bygger på 500 tonn, mens faktisk mengde ikke er endelig kjent. Skill kontraktsmengde, prognose og godkjent utført mengde i rapporten. Det er ikke sikkert at økt mengde automatisk gir rett til tilleggsbetaling.
Avtal hvem som kan bestille
En feltmedarbeider kan registrere et funn uten å ha fullmakt til å bestille dyrere behandling. La avviket gå til riktig fagansvarlig og avtaleeier før økonomisk effekt godkjennes. Akutte tiltak må ha den særskilte prosedyren som følger av oppdraget.
Opprett deretter arbeidsordre, leverandørreferanser og betalingsmilepæler. Første økonomirapport bør vise usikkerhet og bestilte forpliktelser, selv om lite ennå er fakturert.
Se masseflyt og endringer i prosjektet.
Gjør første rapport til en kontroll av forutsetningene
Sammenlign de første utførte oppdragene med tilbudsgrunnlaget. Stemmer mengdeenhet, transportstrekning og mottaksmodell? Hvis virkeligheten avviker, må årsaken følges opp før mange lass bruker samme feil grunnlag.
Fordel prosjektet etter oppgaver som faktisk kan dokumenteres. Et svært detaljert kostnadsoppsett hjelper lite hvis feltregistreringen bare bruker én felles kode. Velg heller noen få arbeidspakker med tydelig ansvar og egne avviksreferanser.
Avtal hvordan oppstartskostnader, rigg, løpende drift og avslutning skal synliggjøres i intern rapportering. Det gjør det mulig å forklare et tidlig svakt resultat uten å anta at hele prosjektet vil få samme kostnadsnivå gjennom utførelsen.