En forskuddsbetaling er en pengestrøm, ikke automatisk bevis på utført arbeid. Et milepælsoppgjør må knyttes til den avtalte hendelsen og dokumentert godkjenning. Knytt inntektsgrunnlaget til kontrakten og dokumentert fremdrift.
Et prosjekt med tre betalingsledd
Anta en kontraktsverdi på 1 million kroner og en avtalt betalingsplan. Beløpene er hypotetiske og eksklusive merverdiavgift.
| Betalingsledd | Kroner | Kontroll |
|---|---|---|
| Forskudd | 200 000 | Vilkår, mottak og senere avregning |
| Godkjent mengdemilepæl | 500 000 | Dokumentert utførelse og aksept |
| Sluttoppgjør | 300 000 | Endringer og endelig godkjenning |
Forskuddet skal kunne finnes igjen i sluttavregningen. Hvis hele kontraktsbeløpet faktureres uten fradrag eller kobling, kan kunden bli krevd for mye selv om hvert dokument ser riktig ut isolert.
Følg åpne vilkår
Hold tilbakehold, garantier, tvister og manglende dokumentasjon i egne oversikter. Skill hva som er fakturert, hva som er betalt og hva som gjenstår å godkjenne. De tre saldoene svarer på forskjellige spørsmål.
Når fremdriften forsinkes, oppdater betalingsplanen og likviditetsprognosen. Ikke bruk en uendret faktureringsplan som bevis for at pengene kommer som forventet.
Se forskudd og avregning og sluttoppgjør.
Koble godkjenning til den riktige milepælen
Bevar hva kunden faktisk har akseptert. En bekreftelse på mottatt rapport er ikke nødvendigvis godkjenning av hele leveransen eller betalingskravet. Kontrakten bør fortelle hvilken hendelse som gir rett til fakturering.
Ved delvis aksept registreres godkjent omfang og det som fortsatt står åpent. Ikke flytt hele milepælen til ferdig status bare for å åpne fakturakjøringen. Vurder hvordan et deloppgjør kan dokumenteres etter avtalen.
Avstem tidligere forskudd ved hver oppgjørskjøring, ikke bare på slutten. Det reduserer risikoen for at en saldo blir glemt etter endringsordre, leverandørbytte eller systemmigrering. Regnskapsfører trenger en lesbar forbindelse mellom pengene som er mottatt og det endelige kravet.