Betaling før levering må registreres slik at den kan avregnes senere. Forskudd, depositum og akonto kan ha forskjellige avtaleforhold. Ikke bruk ett standardoppsett uten at regnskapsfører har vurdert dokumentasjonen.
Hold en saldo per avtale
| Hendelse | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Penger mottatt | Hvem betalte, og hvilken avtale gjelder det? |
| Leveranse utført | Hvilken del er godkjent? |
| Faktura/avregning | Hvordan trekkes tidligere betaling fra? |
| Avtale avsluttet | Skal saldo brukes, tilbakebetales eller fortsatt holdes? |
Et illustrerende oppdrag har en forhåndsbetaling på 20 000 kroner og et endelig krav på 50 000. Etter korrekt avregning er 30 000 gjenstående betaling, forutsatt at beløpene gjelder samme grunnlag og at ingen andre forhold påvirker saldoen.
Unngå at saldoen blir borte ved systembytte
Flytt åpne forskudd med kunde, avtale, dato, beløp og dokumentreferanse. En samlet hovedbokssaldo er ikke nok til å vite hvilken kunde som har krav på hva.
Ved avbestilling eller uenighet avklares vilkår og eventuell tilbakebetaling. Ikke la en bankutbetaling alene fungere som korreksjonsdokument for den opprinnelige fakturaen.
Se refusjonsløpet og migrering. Avgifts- og inntektsbehandling er kontraktsavhengig og må avklares særskilt, ikke utledes av navnet på betalingslinjen.
Gjør saldoen forståelig for kunden
En avregningsspesifikasjon bør vise mottatt beløp, hvilke leveranser det er brukt mot og eventuell rest. Bruk samme avtale- eller prosjektreferanse på alle ledd. Det gjør det lettere å svare hvis kunden bestrider gjenstående krav.
Hvis en betaling er merket med feil referanse, avklar tilhørigheten før den brukes. Samme kunde kan ha flere prosjekter med ulike vilkår, og forskuddet til ett prosjekt er ikke automatisk tilgjengelig for et annet.
Ved leverandør- eller regnskapsførerskifte må åpne saldoer godkjennes av mottaker. Prøv en konkret sluttavregning i det nye systemet. En korrekt samlet saldo er utilstrekkelig hvis systemet ikke lenger kan forklare kundens individuelle beløp eller tilbakebetalingsgrunnlag.