En CSV med beløp er ikke en fullstendig overlevering hvis vedlegg, avtaleversjoner og koblinger mangler. Test eksporten før avtalen slutter, mens leverandøren fortsatt kan hjelpe med tolkning.
Be om en konkret eksportpakke
| Del | Kontroll etter eksport |
|---|---|
| Register | ID-er, status og gyldighetsdatoer |
| Transaksjoner | Hendelser, fortegn, enheter og referanser |
| Dokumenter | Faktura, oppgjør, avtale og godkjent grunnlag |
| Koblinger | Fra dokument til ordre, parti eller målepunkt |
| Beskrivelse | Format, koder, dataversjon og uttrekksdato |
Anta at en eksport gir fakturanummer og sum, men bare lenker til vedlegg inne i det gamle systemet. Når tilgangen stenges, virker ikke lenkene. Hent filene og kontroller at de faktisk kan åpnes i den avtalte løsningen.
Skill aktivt system fra historisk lesetilgang
Alt må ikke migreres til ny drift. Noe kan ligge i et kontrollert arkiv med riktig søk, tilgang og dokumentasjon. Avklar krav til oppbevaring og formater med ansvarlige fagpersoner før dere sletter eller stenger.
Prøv å følge én historisk hendelse fra originalgrunnlag til faktura og bank. Hvis kjeden ikke kan rekonstrueres, er ikke eksporten ferdig selv om antallet filer virker rimelig.
Se leverandørexit og årsavslutning. Begrens kopier av persondata til nødvendig omfang.
Prøv gjenfinning uten den gamle leverandøren
La en annen person enn den som laget eksporten finne én kundeavtale, ett oppgjør og et tilhørende vedlegg. Vedkommende skal kunne forstå koblingene fra dokumentasjonen, uten muntlige forklaringer eller leverandørens interne verktøy.
Kontroller filformat og lesbarhet. En fil kan finnes på disk, men være kryptert med en nøkkel dere ikke får beholde eller avhengig av en tjeneste som opphører. Avklar dette før ordinær tilgang stenges.
Hold oversikt over hvor eksportpakker ligger og hvem som har tilgang. Flere ukontrollerte kopier gjør senere retting, sletting og innsyn vanskeligere. Velg en avtalt hovedplassering og en dokumentert sikkerhetskopirutine fremfor at hver prosjektmedarbeider beholder sin egen komplette kopi.