En exitplan bør være en del av avtalen fra starten. Beskriv hva virksomheten får tilbake, i hvilket format, til hvilken kostnad og med hvilken hjelp. Ikke vent til siste lisensdag med å prøve eksporten.
Lag en kontrollert sluttplan
| Før opphør | Hva skal være avklart? |
|---|---|
| Datauttrekk | Register, åpne poster, vedlegg og koblinger |
| Arbeidsdeling | Hvem gjør siste og første kjøring? |
| Åpne forhold | Feilkø, korreksjoner og uferdige oppdrag |
| Historikk | Hvor kan dokumentene leses senere? |
| Tilgang | Nye eiere, stengte kontoer og nøkler |
Anta at ny leverandør tar over fakturering fra en bestemt dato, mens gammel leverandør fortsatt korrigerer tidligere perioder. Avklar hvordan korreksjonene blir synlige i det nye regnskapet, og hvem som hindrer dobbel utsending.
Godkjenn overleveringen med et faktisk spor
La mottakeren åpne et utvalg dokumenter og følge hele hendelseskjeden. Kontroller åpne saldoer og prosjekter mot siste godkjente rapport. En bekreftelse på at en mappe er sendt, er ikke det samme som at overleveringen er brukbar.
Avtal også etterfølgende spørsmål, sletting der det er riktig og tilgang til lovpålagt dokumentasjon. Frister og plikter må vurderes konkret for dataene og kontrakten.
Se datamigrering og dataeksport. Et godt exitløp gjør leverandørbyttet mulig uten å la gamle ansvar bli uavklarte.
Avstem siste og første periode sammen
Velg ett skjæringstidspunkt og avklar hvordan sene korreksjoner behandles. Gammel og ny leverandør bør kunne forklare sine deler av samme periode. Det er særlig viktig for åpne forskudd, målekorreksjoner og oppgjør som leveres lenge etter utførelsen.
Kontroller at automatiske jobber hos gammel leverandør er stoppet når ansvaret går over. En fungerende ny import hindrer ikke at en gammel kjøring sender duplikate fakturaer eller filer.
Gi sluttoppgjøret med leverandøren egen dokumentasjon. Lisens, eksportarbeid, støtte og eventuelle uavklarte leveranser kan ha forskjellig status. Ikke la en kommersiell uenighet føre til at virksomheten mangler nødvendig historikk eller ikke vet hvem som eier en åpen feil.