En levering på stasjonen kan betales med en gang, gå til en fakturakunde eller bli avvist og korrigert. Bestem betalingsløpet før leveransen lukkes, slik at samme oppdrag ikke blir både betalt på stedet og sendt som et nytt fakturakrav.
Koble leveransen til ett salgsdokument
Registrer ordre eller leveringsreferanse, godkjent vekt, prisgrunnlag og betalingsmåte. Hvis et fagsystem lager fakturagrunnlaget og en kasseløsning registrerer betalingen, må de bruke en kobling som kan følges i begge systemer.
| Hendelse | Opplysning som må følge videre |
|---|---|
| Levering | Referanse, mengde, avtalt kunde og pris |
| Betalt på stedet | Salgsdokument og betalingsreferanse |
| Fakturakjøp | Riktig avtalepart og åpent krav |
| Korrigering | Opprinnelig dokument og godkjent differanse |
| Refusjon | Tilgodegrunnlag og faktisk betalingsstatus |
Et terminalbeløp alene forklarer ikke hvilken vekt eller avtale som ble brukt. En veieseddel alene beviser heller ikke at kunden har betalt.
Avklar kasseløsningen før dere kjøper
Ved salg hvor kunden gjør opp ved levering, er hovedregelen et kassasystem som oppfyller kassasystemkravene. Betaling med kort kan også være kontantsalg i denne betydningen. Skatteetatens spørsmål og svar om kassasystemer beskriver dette og unntakene. Vurder den faktiske salgsmodellen; en betalingsterminal er ikke i seg selv et komplett kassasystem.
Eksempel på et dagsoppgjør
Stasjonen har 2 000 kroner i kortbetalte salg og 500 til en fakturakunde. En godkjent korreksjon på 200 fra et av kortsalgene refunderes i samme oppgjør. Betalingsleverandøren trekker 20 i gebyr.
Alle salgsbeløp i eksemplet er inklusive eventuell merverdiavgift. Det er en avstemming av dokument- og betalingsbeløp, ikke en beregning av inntekt uten avgift.
| Salgsdokumenter | Kroner |
|---|---|
| Kortbetalte salg | 2 000 |
| Fakturakjøp | 500 |
| Godkjent salgskorreksjon | −200 |
| Netto dokumentbeløp | 2 300 |
| Betalingsleverandørens oppgjør | Kroner |
|---|---|
| Kortbetalinger | 2 000 |
| Refusjon | −200 |
| Gebyr | −20 |
| Netto til bank | 1 780 |
Banken på 1 780, gebyret på 20 og det åpne kundekravet på 500 forklarer til sammen dokumentbeløpet på 2 300. Den åpne fakturaen skal ikke behandles som en manglende kortinnbetaling.
Når oppgjøret går over flere dager
Bevar salgsdato, oppgjørsreferanse og bankdato. Ett bankbeløp kan dekke flere salgsdager. Sammenlign samme oppgjørsgruppe før dere registrerer et avvik.
Hvis en refusjon er opprettet, men avvist av betalingsleverandøren, er den ikke betalt. Behold tilgodebeløpet åpent og undersøk betalingsstatus. Ikke lag en ny salgskorreksjon for å prøve samme utbetaling på nytt.
En avvist levering trenger egen status. Dersom en foreløpig betaling allerede er gjort, må både pris-/salgsdokument og eventuell tilbakebetaling kontrolleres. Det er to handlinger, ikke én sletting av vektregistreringen.
Test før første ordinære dag
Prøv en normal kortbetaling, en fakturakunde, en delvis korreksjon, et brutt oppgjør og samme eksport sendt to ganger. Kontroller dokumentantall, beløp og referanser. Ingen prøve skal sende ekte betaling eller kundemelding.
Bruk kreditnota og refusjon, bankavstemming og integrasjonsløpet.