Deponiets bankbeholdning sier lite om hele kostnadsbildet. Mottaksinntekter oppstår nå, mens tiltak og forpliktelser kan strekke seg over lang tid. Perioderesultat, investeringsplan og fremtidig kontantbehov må kunne leses sammen, uten at alle fremtidige utbetalinger behandles som dagens driftskostnad.
Hold tre oversikter adskilt
| Oversikt | Grunnlag | Hva må avklares? |
|---|---|---|
| Mottaksoppgjør | Godkjent type, mengde og avtalt pris | Levert, fakturert og betalt mengde |
| Anleggsprosjekter | Vedtak, bestilling, påløpt kostnad og ferdigstilling | Betalingsplan og regnskapsmessig behandling |
| Fremtidige tiltak | Faglig grunnlag, anslag, tidspunkt og usikkerhet | Omfang, ansvar, finansiering og eventuell forpliktelse |
Mottaksgrunnlaget kommer fra operatørens godkjente faglige registreringer. Et prosjektbudsjett eller en teknisk tiltaksliste avgjør heller ikke alene hva som skal balanseføres eller kostnadsføres.
Et mottaksoppgjør er bare første del av økonomien
Anta at 2 000 tonn er godkjent til en illustrerende avtalepris på 900 kroner per tonn. Det gir 1,8 millioner kroner i inntekt. Ved periodestopp er 1 700 tonn fakturert, tilsvarende 1,53 millioner. De resterende 300 tonnene gir 270 000 kroner i ikke fakturert grunnlag som må kontrolleres mot avtalen og vurderes i avslutningen.
Hvis kundene har betalt 1,35 millioner, står 180 000 igjen på de utstedte fakturaene. Oversikten forklarer dermed 1,35 millioner betalt + 180 000 ubetalt + 270 000 ikke fakturert = 1,8 millioner kroner. Alle beløp er eksklusive merverdiavgift. Eksemplet gjelder utførte leveranser med godkjent oppgjørsgrunnlag.
Vis fremtidige utbetalinger med status
En egen kontantplan kan se slik ut. Tallene er illustrerende og viser utbetalinger, ikke en ferdig resultatberegning.
| Post | Nærmeste 12 måneder | Påfølgende 12 måneder | Senere | Status |
|---|---|---|---|---|
| Planlagt løpende drift | 1 200 000 | 1 250 000 | Ikke beregnet | Budsjett, ikke bestilling |
| Anleggsarbeid | 600 000 | 400 000 | 0 | Bindende kontrakt på 1 million |
| Fremtidig tiltak | 0 | 500 000 | 2 500 000 | Faglig anslag på 3 millioner |
| Sum i viste perioder | 1 800 000 | 2 150 000 | 2 500 000 | Senere drift kommer i tillegg |
Bestilt anleggsarbeid er ikke nødvendigvis betalt, og ubetalt arbeid er ikke nødvendigvis utført. Registrer både bestilt beløp, påløpt arbeid, fakturering og betaling. Da kan prosjektlederen se hvor mye som gjenstår i kontrakten uten å forveksle det med dagens leverandørgjeld.
Tiltaksanslaget på 3 millioner har en annen status enn den bindende kontrakten. Den faglige vurderingen må angi omfang og tidspunkt. Regnskapsfører vurderer eventuell regnskapsmessig forpliktelse og måling på grunnlag av dokumentasjonen. Følg tilgjengelig finansiering som en egen del av planen.
Prøv endret beløp og tidligere tidspunkt hver for seg
Hvis tiltaksanslaget øker med 20 prosent, blir totalen 3,6 millioner kroner, altså 600 000 mer. Dersom fordelingen mellom periodene er uendret, øker 500 000 til 600 000 og 2,5 millioner til 3 millioner. Det er et kostnadsscenario.
Hvis tiltaket i stedet koster uendrede 3 millioner, men hele beløpet må betales i den andre tolvmånedersperioden, øker kontantbehovet der fra 2,15 til 4,65 millioner. Samlet tiltakskostnad er uendret; tidspunktet gir likevel et annet finansieringsbehov. Vis hvilke tiltak ledelsen må vurdere, hvem som avklarer finansieringen og når beslutningen trengs.
Ikke skjul usikkerheten i en tonnsats
Fordelt på 30 000 fremtidige tonn tilsvarer 3 millioner 100 kroner per tonn. Ved 20 000 tonn blir det 150 kroner. Sammenligningen viser hvordan forventet mengde påvirker den interne kostnadsfordelingen. En tonnsats kan skjule både et endret kostnadsanslag og lavere forventet mengde.
Bevar tidligere anslag med dato, forutsetninger, faglig eier og godkjenner. Ved eierskifte eller operatørbytte må åpne vurderinger, kontrakter og ansvarsforhold kunne overleveres sammen med tallene. Se investeringsstyring og ledelsesrapport.