En ledelsesrapport skal gjøre det mulig å velge en handling. Start med endringer og årsaker, ikke flest mulig nøkkeltall. Vis også hva som fortsatt er usikkert.
Fire deler som henger sammen
| Del | Beslutningsspørsmål |
|---|---|
| Leveranse | Hva er produsert, hentet, behandlet eller utført? |
| Resultat | Skyldes avvik pris, mengde, kostnad eller periode? |
| Likviditet | Hvilke betalinger og bindinger kommer? |
| Avvik og tiltak | Hvem gjør hva, og når? |
Anta at inntekten er 10 prosent lavere enn planen, men marginen er bedre. Det kan skyldes færre ulønnsomme oppdrag, høyere pris eller manglende kostnader. Rapporten må undersøke dette før ledelsen trekker en konklusjon.
Skill drift fra eierforhold
En eier kan ha flere anleggsselskaper og en separat eierstruktur. Bevar juridiske enheter og mellomværender adskilt. En samlet rapport må kunne brytes ned til hvert selskaps inntekter, kostnader og mellomværender.
Bruk samme definisjon av volum og bidrag fra periode til periode. Endrer dere en nøkkel eller datakilde, vis virkningen. Skriv heller én presis forklaring enn en generell kommentar om «sesong» uten grunnlag.
Se anleggsresultat og budsjett. Oppfølgingen bør avsluttes med navngitte tiltak, ikke bare godkjenning av rapporten.
Gi hvert vesentlig avvik en handling
Et avvik som skyldes feil prisversjon krever retting av grunnlag og berørte fakturaer. Et avvik som skyldes varig høyere behandling krever kommersiell eller driftsmessig vurdering. En tidsforskjell krever oppdatert prognose. Rapporten bør skille disse beslutningene.
Vis også datakvalitet: hvor mye bygger på godkjent oppgjør, hvor mye er estimert, og hvilke kostnader ventes fortsatt? Da kan ledelsen vurdere hvor sikkert resultatet er.
For eiermøter bør rapportpakken angi juridiske enheter og eventuelle interne oppgjør. Summering på tvers kan være nyttig for styring, men må kunne brytes ned uten dobbelt inntekt eller kostnad.