Et materialoppgjør må vise både brutto verdi og veien til netto utbetaling. Vekt, kvalitet, prisperiode og leveringsbetingelser må gjelde samme leveranse. Først da kan oppgjøret brukes til å vurdere marginen.
Finn hva kjøperen faktisk avregner
Start med avtalen. Bruker den innveid eller godkjent mengde? Hvilken prisdato gjelder? Hvem bærer transporten, og hvordan dokumenteres et kvalitetsfradrag? Disse vilkårene må være bevart når oppgjøret kontrolleres senere.
Samle ordren eller partiet, utgående veieseddel, mottaksbekreftelse, kvalitetsgrunnlag og oppgjørsspesifikasjon. En forskjell mellom utveid og akseptert mengde trenger en forklaring fra driften eller kjøperen før den blir et ferdig økonomisk grunnlag.
Ett oppgjør, fem kontroller
Anta 20 tonn godkjent materiale til 1 500 kroner per tonn. Kjøper trekker 2 000 i kvalitet og 3 000 for avtalt transport. Tallene er illustrative, eksklusive merverdiavgift.
| Kontroll | Grunnlag | Kroner |
|---|---|---|
| Mengde | 20 tonn godkjent mottak | – |
| Materialverdi | 20 × 1 500 | 30 000 |
| Kvalitetsfradrag | Godkjent dokumentasjon | −2 000 |
| Transporttrekk | Avtalt leveringsbetingelse | −3 000 |
| Netto bank | Oppgjørsreferanse | 25 000 |
Dersom transportøren samtidig sender en faktura på samme transport, må det avklares om kostnaden allerede er gjort opp i kjøpers trekk. Begge dokumentene kan være relevante, men kostnaden skal ikke telles to ganger.
Er forskjellen pris eller kvalitet?
Et fall i materialpris og et kvalitetsfradrag er forskjellige årsaker. Vis dem separat. Ellers kan innkjøps- eller driftsansvarlig få feil bilde av hva som bør forbedres.
| Avvik | Kontroll | Hvem avklarer grunnlaget? |
|---|---|---|
| Pris | Riktig referanse, periode og avtaleversjon | Avtaleeier |
| Mengde | Vekt, enhet, tara og mottak | Drifts-/dataansvarlig |
| Kvalitet | Godkjent vurdering og fradragsregel | Fagansvarlig og avtaleeier |
| Betaling | Beløp, referanse og eventuell delbetaling | Økonomi |
En høyere oppgitt tonnpris er ikke nødvendigvis et bedre tilbud hvis transport og fradrag er annerledes. Sammenlign netto på samme leveringsgrunnlag og vis kostnadene som fortsatt ligger hos dere.
Hvem lager salgsdokumentet?
Avklar om dere utsteder faktura, eller om kjøper lager oppgjørsdokument på vegne av selger. Bestem hvilket dokument som oppretter kundekravet før dere setter opp automatiseringen. Hvis både et kjøperoppgjør og en egen faktura lager nytt salgsgrunnlag, kan én leveranse gi dobbelt krav eller dobbelt inntekt.
Et veiesystem, et fagsystem og et regnskapssystem kan alle ha hver sin nødvendige rolle. Bestem hvilket som oppretter dokumentet, og la de andre følge referansen.
Når kjøper sender et nytt oppgjør
Bevar originalen og koble den nye versjonen til leveransen. Avklar om hele oppgjøret erstattes eller bare én linje korrigeres. En ny fil med samme totalgrunnlag skal ikke behandles som en ekstra leveranse.
Avstem også åpen betaling. En korrigering kan gi nytt kundekrav, tilgodebeløp eller endring i neste oppgjør. Banken skal forklare penger som faktisk er flyttet, mens dokumentene forklarer kravet.
For lønnsomhet brukes oppgjøret sammen med sorteringsbalansen og rute- eller transportkostnaden. Be om hjelp med materialoppgjørene hvis dere bruker mye tid på å rekonstruere disse leddene.