Bestem først hvem som avslutter den gamle perioden og hvem som starter den nye. Deretter flyttes åpne poster, dokumentasjon og arbeidsrutiner samlet. Systembytte og bytte av regnskapsfører er to beslutninger; de trenger ikke skje samtidig.
Velg hvilken overgang dere trenger
| Situasjon | Start med | Det viktigste å unngå |
|---|---|---|
| Ny virksomhet | Avtaler, inntektsmodell, bank og første bilagsflyt | Standardoppsett som ikke passer oppgjørene |
| Ny regnskapsfører, samme system | Tilganger, arbeidsdeling og avstemte saldoer | At begge tror den andre følger opp restansene |
| Nytt system | Registerkoblinger, prøveflytting og skjæringsdato | Fakturering av samme leveranse i begge systemer |
| Etterslep | Restanseliste og dokumentgrunnlag | Å blande historisk opprydding med ny ordinær drift |
1. Beskriv hvordan virksomheten får betalt
Vis én normal leveranse fra grunnlag til bank. For et kraftverk kan det være produksjonsfil og kjøperoppgjør. For en innsamler er det ordre, veieseddel og faktura. For en driftsleverandør kan det være fast månedspris pluss godkjente tillegg.
Ta også med ett avvik: en korrigert måling, en kreditnota eller en leverandørkostnad som kommer sent. Det viser mer om behovet enn et samlet månedlig bilagsantall.
Oppgi hvilke juridiske enheter og anlegg som inngår. En felles administrasjon betyr ikke at kundeoppgjør og kostnader kan blandes mellom selskapene.
2. Lag en overtakelsesliste med faktiske saldoer
| Grunnlag | Kontroll ved overtakelse |
|---|---|
| Bank | Saldo og avstemming per avtalt dato |
| Kunde og leverandør | Åpne fakturaer, delbetalinger og tvister |
| Forskudd | Kunde, avtale, mottatt beløp og gjenstående avregning |
| Oppgjør | Siste godkjente versjon og ventede korreksjoner |
| Prosjekter | Utført arbeid, åpne bestillinger og restkostnad |
| Ansatte | Godkjent lønnsgrunnlag og hvem som følger neste kjøring |
| Lager og anlegg | Eierskap, mengde, komponenter og pågående investering |
En hovedbokssaldo alene forklarer ikke hvem som har et forskudd til gode. Mottakeren må kunne åpne dokumentet og følge koblingen til kunden eller prosjektet.
3. Avtal en skjæringsdato uten hull
Anta at ny regnskapsfører overtar fra første dag i en måned, mens tidligere leverandør ferdigstiller måneden før. En faktura som kommer etter overtakelsen kan likevel gjelde tidligere utført arbeid. Avtal hvem som behandler den, hvordan informasjonen deles og hvem som følger eventuell korreksjon.
Bevar også ansvar for sene kraft- og materialoppgjør. Avsluttet avtale eller inaktiv kunde skal ikke gjøre etteroppgjøret usynlig.
Ved samtidig systembytte gjennomføres en prøvemigrering. Kontroller antall, beløp og koblinger før dere slipper frem ordinær fakturering.
4. Prøv den første perioden før rutinen er etablert
Velg ett anlegg eller én oppgjørstype. Kontroller hvem som registrerer grunnlaget, hvem som godkjenner leveransen, hvem som fører og hvem som spør etter manglende dokumenter.
Et eksempel kan være ti gjennomførte hentinger, hvor én mangler pris. Det riktige resultatet er ni klare oppgjør og ett synlig avvik med eier. Den tiende ordren skal verken forsvinne eller få en tilfeldig standardpris.
Dette trenger den nye regnskapsføreren å vite
Fortell hvilken drift dere har, om dere vil starte, bytte eller rydde et etterslep, og hvilke systemer dere bruker. Antall ansatte og omtrentlige oppgjørsvolumer er nyttig hvis du kjenner dem.
Se tjenestene eller be om hjelp med overtakelsen.