Et regnskapstilbud bør fortelle hvilket arbeid regnskapsfører overtar og hvilke opplysninger virksomheten leverer. For en driftsvirksomhet sier antall bilag bare noe av sannheten. Ett kraftoppgjør eller en samlefaktura kan bygge på mange måle- eller ordrelinjer.
Dette påvirker arbeidsmengden
| Virksomhet | Grunnlag som er nyttig i tilbudet |
|---|---|
| Kraftproduksjon | Verk, målepunkter, oppgjørsfrekvens og korreksjoner |
| Vannverk | Abonnenter, fakturakjøringer, målerbytter og betalingsoppfølging |
| Innsamling og mottak | Ordre, veiesedler, prisavtaler og materialoppgjør |
| Miljøprosjekter | Aktive prosjekter, underleverandører, endringer og restarbeid |
| Alle modeller | Ansatte, systemer, juridiske enheter og rapporteringsbehov |
Det er forskjell på å bokføre en ferdig kontrollert fil og å undersøke hvorfor hundre linjer ikke stemmer. Be om at tilbudet beskriver denne arbeidsdelingen, slik at lav pris ikke bare betyr at mye av arbeidet blir liggende hos dere.
Dette inngår i fastprisen
Fastpristilbudet fra Aiak omfatter bokføring, bankavstemming, mva, lønn, årsoppgjør og skattemelding, med ReAI og rådgivning underveis. Prisen settes etter virksomhetens behov. Vil dere beholde et annet regnskapssystem, kan Aiak føre der, mens dere fortsatt betaler det abonnementet.
Større opprydding i eldre regnskap og engangsoppdrag avtales separat. Det samme skillet er viktig for et teknisk prosjekt: å etablere en ny overføring mellom fagsystem og regnskap er en annen leveranse enn å føre de ferdige bilagene etter oppstart.
Sammenlign tilbud med samme oppgaver
| Oppgave | Hva bør stå i tilbudet? |
|---|---|
| Bank og oppgjør | Hvem henter spesifikasjoner, undersøker differanser og følger motparten? |
| Fakturering | Hvem godkjenner mengde og pris, og hvem sender faktura? |
| Lønn | Antall ansatte, variable tillegg og godkjenning av timer |
| Månedsrapport | Hvilke anlegg, ruter eller prosjekter som vises |
| Årsarbeid | Dokumentpakke, telling, prosjektstatus og avslutning |
| Etterslep | Hvilke historiske perioder som ryddes og hva som leveres etterpå |
| Systemarbeid | Oppsett, feltkobling, prøvekjøring, overgang og støtte |
Et tilbud på bokføring alene kan ikke sammenlignes direkte med et tilbud der regnskapsfører også lager fakturagrunnlaget og avstemmer materialkjøperens fradrag.
Eksempel: ferdig fil eller full oppgjørsjobb?
Et mottak har 500 leveranser i en periode. I alternativ A godkjenner virksomheten mengde, pris og avvik og sender et ferdig fakturagrunnlag. I alternativ B forventes det at leverandøren finner manglende avtaler, avklarer korreksjoner og rekonstruerer oppgjøret.
Begge kan ende med samme antall bokførte fakturaer, men arbeidsmengden er forskjellig. Beskriv også hva som skal skje med de stoppede leveransene: hvem undersøker dem, og når tas de med i neste kjøring?
Spør om endringer i aktiviteten
Flere anlegg, ansatte eller kundekjøringer kan endre arbeidsmengden. Be om å få forklart hva som utløser en ny prisvurdering. Et nytt rapportønske kan være en enkel dimensjon eller et større prosjekt hvis kildedataene mangler.
Ved overgang trenger dere en overtakelsesplan. Regnskapsføreren må vite hvem som behandler de siste gamle periodene, og hvem som følger sene korreksjoner. Det er ikke nødvendig å bytte fagsystem bare fordi regnskapsføreren endres.
Slik får dere et sammenlignbart tilbud
Oppgi driftsmodell, dagens regnskapssystem, omtrentlige oppgjørsvolumer og om det finnes etterslep. Fortell også om dere vil sette bort hele regnskapet eller trenger en konkret avstemming eller teknisk endring. Se Renars tjenester eller be om regnskapshjelp.