Innkjøp av energi og fakturering til kunde må møtes i samme periode og enhet. En positiv fakturamargin kan skjule innkjøp som ennå ikke er kommet med, eller kundekrav som ikke blir betalt.
Lag tre adskilte avstemminger
| Kontroll | Sammenlign | Typisk avvik |
|---|---|---|
| Volum | Godkjent kundevolum mot innkjøpsgrunnlag | Ulik periode eller dataversjon |
| Verdi | Avtalepris og påslag mot beregnet fakturering | Feil avtaleversjon |
| Penger | Fakturert krav mot bank og kundesaldo | Delbetaling eller feil referanse |
Et forenklet styringseksempel har innkjøp på 800 000 kroner og kundeleveranser på 840 000. Før dere kaller 40 000 margin, må avtalte gebyrer, korreksjoner og andre oppgjørskomponenter være med. Beløpene er antakelser uten merverdiavgift.
Hold taps- og prisforklaringer fra hverandre
Et ubetalt kundekrav er ikke et lavere levert volum. En korreksjon av volum er heller ikke et kundetap. Merk avvikstypen i arbeidslisten, med eier og dato for avklaring. La samme referanse følge fra kundeavtale til faktura og innbetaling.
Avtal hvem som eier prisgrunnlaget, hvordan endringer godkjennes og hvordan faktureringen stoppes hvis filen er ufullstendig.
Se likviditetsplan og kontraktsregister.
Periodiser med synlige forutsetninger
Når sluttoppgjøret mangler, kan ledelsesrapporten trenge et anslag for innkjøp eller kundeleveranse. Merk anslaget med datakilde, periode og godkjenner. Regnskapsfører vurderer hvordan det kan brukes i avslutningen. Neste oppgjør må avstemme anslaget mot faktisk grunnlag.
Hold kontrakter med forskjellig prismodell i separate kontrollgrupper. Samlet gjennomsnittspris kan skjule at én gruppe har feil påslag mens en annen har høyere markedspris. Bruk stabile kunde- og avtalereferanser fremfor navn alene.
Ved negativ eller uventet lav margin bør første handling være å undersøke datagrunnlaget og åpne kostnader. En kommersiell beslutning om pris eller kundeavtale må bygge på et ferdig forklart bilde, ikke en midlertidig filforskjell.