En fil som kan åpnes, er ikke nødvendigvis klar til import. Avklar separator, desimaltegn, datoformat, tegnsett og enheter med avsenderen. Bevar originalfilen og hvilket importoppsett som ble brukt.
En enkel formatkontrakt
| Felt | Avvis eller stopp når |
|---|---|
| Hendelses-ID | Mangler eller allerede er behandlet |
| Måle-/veieenhet | Ikke er uttrykkelig godkjent |
| Periode | Er ugyldig eller uten forventet avgrensning |
| Kunde/avtale | Ikke kan kobles entydig |
| Beløp og fortegn | Bryter avtalte regler eller kontrollsum |
Anta at «1,250» kan bety 1,25 eller 1 250 avhengig av format. Importøren skal ikke gjette. Leverandøren må gi en entydig spesifikasjon og testfil med forventet resultat.
Skill teknisk validering fra godkjenning
En rad kan ha riktig format, men feil prisgrunnlag. Valider først strukturen, deretter koblingene og beregningen. Bare godkjente poster skal videre til økonomisystemet.
Ved feil bør rapporten vise radreferanse, årsak og status uten å eksponere unødvendige kundedata i logger. En rettet fil trenger enten klart differanseformat eller dokumentert erstatningslogikk, slik at gammel og ny fil ikke telles som to leveranser.
Se kontrollsummer og endringskontroll. Ikke godta automatisk opprettelse av ukjente kunder eller fraksjoner som en løsning på manglende feltkobling.
Dokumenter filens betydning, ikke bare kolonnene
Et felt kalt «beløp» kan være brutto, netto, avgiftsgrunnlag eller en differanse. Formatbeskrivelsen må forklare betydningen og fortegnet. Det samme gjelder om en dato er leveransedato, avregningsdato eller filens produksjonsdato.
Be avsenderen inkludere en filreferanse og kontrollsummer. Lag en mottakslogg som viser om filen er ny, erstattet eller allerede behandlet. Oppbevar tilgangsbeskyttet original etter avtalte rutiner, slik at feil kan gjenskapes uten å be kunden sende materialet på nytt.
Når en rad stoppes, bør resten av filen bare gå videre hvis løsningen kan holde full kontroll på delvis aksept. Hvis den ikke kan det, er en kontrollert stopp av hele filen bedre enn en uoversiktlig blanding av behandlede og ubehandlede poster.