En beløpssum alene kan skjule to feil som utligner hverandre. Kombiner antall, volum, beløp og identifikatorer. Kontrollene må følge samme avgrensning og dataversjon.
Et eksempel med en stoppet post
| Trinn | Antall poster | Volum |
|---|---|---|
| Godkjent kildefil | 10 | 42 tonn |
| Akseptert til fakturagrunnlag | 9 | 38 tonn |
| Stoppet i feilkø | 1 | 4 tonn |
| Forklart sum | 10 | 42 tonn |
Dette er en forklart overføring selv om én post ikke er ferdig. Hvis rapporten bare viser ni vellykkede poster, vet dere ikke om den tiende ble mistet eller bevisst stoppet.
Del kontrollen på nyttige dimensjoner
Avstem per kilde, periode, enhet og oppgjørstype. En totalsum på tvers av tonn og kilogram gir ingen mening. Positive og negative poster bør også kunne vises separat ved korreksjoner.
Knytt kontrollrapporten til filversjon eller kjøringsreferanse. Når en fil erstattes, må dere vite om kontrollsummen gjelder hele perioden eller bare differansen. Bevar samme referanse frem til faktura og hovedbok.
Se filimport og månedsavslutning. En kontrollsum forklarer databevegelsen; den beviser ikke at målingen, prisen eller den faglige klassifiseringen var riktig.
Kontroller koblingene bak totalsummen
To poster på samme beløp kan ha fått byttet kunde uten at totalsummen endres. Velg derfor et utvalg og følg ID, avtale og dokument gjennom hele kjeden. Automatiske totalsummer og manuell sporprøve løser forskjellige kontrollbehov.
Ved store datamengder kan kontrollen deles etter anlegg eller kjøring, så lenge delene summerer til helheten. Unngå at en post faller mellom grupper fordi den mangler dimensjon; vis ukjente verdier som en egen feilkategori.
La hver kontroll få tidspunkt og godkjenner. Hvis grunnlaget endres etter kontrollen, trengs en ny versjon eller en dokumentert differanse. En gammel grønn status må ikke leve videre på en fil eller periode som siden er korrigert.