En god månedsavslutning forklarer hva som er levert, hvilke kostnader som hører til og hva som fortsatt er usikkert. Bilagene som hittil har kommet, er bare én del av grunnlaget.
Bruk leveransen som utgangspunkt
Start med godkjente målinger, utførte ordre og aksepterte mottak i perioden. Sammenlign dette med fakturert eller avregnet grunnlag. Da finner dere leveranser som mangler i økonomien og poster som er kommet med to ganger.
| Drift | Første avstemming | Vanlig restpost |
|---|---|---|
| Produksjonsanlegg | Målt energi mot kjøperoppgjør | Sen oppgjørsversjon |
| Vannverk | Aktivt abonnement og volum mot faktura | Eierskifte eller målerkorreksjon |
| Innsamling og mottak | Utførte ordre og vekt mot oppgjør | Manglende pris eller aksept |
| Miljøprosjekt | Godkjent mengde og endring mot prosjekt | Utført arbeid uten leverandørfaktura |
Avklar dataversjonen før rapporten ferdigstilles. En fil som retter en eldre periode er ikke automatisk en ny leveranse i måneden filen kommer.
Et eksempel på en måned som ellers blir for god
En virksomhet har 600 000 kroner i godkjent inntekt og 350 000 i registrerte kostnader. Drift bekrefter utført behandling på ytterligere 80 000 som ennå ikke er fakturert. Regnskapsfører må få dette grunnlaget for periodiseringsvurderingen.
| Styringsbilde i eksemplet | Kroner |
|---|---|
| Godkjent inntekt | 600 000 |
| Registrerte kostnader | −350 000 |
| Dokumentert anslag for manglende behandling | −80 000 |
| Forskjell før øvrige poster | 170 000 |
Beløpene er illustrative og eksklusive merverdiavgift. Uten den manglende kostnaden ser forskjellen 80 000 høyere ut. Når fakturaen kommer, avstemmes den mot anslaget slik at kostnaden ikke teller to ganger.
En avslutningsrutine i fem trinn
- Drift bekrefter leveransen. Mengder, arbeidsordre, stans og vesentlige avvik får riktig periode og status.
- Ordreansvarlig finner etterslepet. Utført, ikke fakturert arbeid skilles fra planlagt og avvist arbeid.
- Innkjøp samler manglende kostnader. Mottatte varer og utførte tjenester får ordre, prisgrunnlag og godkjenner.
- Økonomi avstemmer penger og krav. Bank, kunde, leverandør, forskudd og nettooppgjør forklares.
- Rapportansvarlig lukker og merker. Godkjente tall, estimater og åpne spørsmål vises i samme versjon av rapporten.
For små virksomheter kan flere oppgaver ligge hos samme person. Det må likevel være tydelig hva som faktisk er kontrollert.
Hva kan stå åpent?
En periode kan ha et godkjent estimat eller en uavklart vurdering. Posten må da vise beløp eller omfang, kilde, ansvarlig og forventet avklaring. «Venter på leverandør» er for lite konkret hvis ingen følger saken.
Ved neste avslutning gjennomgås forrige restanseliste først. Sammenlign anslag med faktisk oppgjør. Gjentatte for lave anslag på behandling eller vedlikehold bør føre til endret rutine.
Gjør månedsrapporten brukbar
Vis resultat per relevant anlegg, rute eller prosjekt, med ufordelte poster synlige. Forklar om avvik skyldes pris, volum eller tidspunkt. En endret fordelingsnøkkel skal ikke se ut som en driftsforbedring.
Bevar rapportversjon og kontrollsummer. Når måledata senere korrigeres, skal dere kunne forklare både den gamle rapporten og endringen. Les kontrollsummer og ledelsesrapport.
Be om hjelp med månedsavslutningen hvis oppgjør og manglende kostnader stadig må rekonstrueres etterpå.