Abonnenten, eiendommen og måleren er ikke samme opplysning. Hold dem adskilt med stabile referanser. Da kan eierskifte eller målerbytte gjennomføres uten at forbrukshistorikken flyttes til feil kunde.
Bygg registeret rundt datoer
Et illustrerende eierskifte skjer 15. juni. Den gamle avtalen slutter, og den nye begynner på avtalt tidspunkt. Før fakturering må dere vite hvordan fastledd og volum fordeles, og hvilket grunnlag som bekrefter overgangen. Bruk gjeldende avtale eller regelverk for virksomheten; ikke en tilfeldig systemstandard.
| Opplysning | Skal kunne endres uten å miste |
|---|---|
| Betalingsansvarlig | Tidligere kundes fakturaer |
| Eiendom/tilknytning | Avtale- og tilkoblingshistorikk |
| Måler | Avlesninger før og etter byttet |
| Fakturaadresse | Hvem som faktisk er avtalepart |
Test det vanskelige tilfellet
Opprett et prøvetilfelle med eierskifte og målerbytte i samme periode. Kontroller at ingen dager faller bort eller blir fakturert to ganger. Vis hvert beregningsledd på testgrunnlaget før dataene tas i vanlig bruk.
Endringer bør ha registreringsdato, virkningsdato og godkjenner. Når en melding kommer sent, må systemet kunne beregne en korreksjon uten å endre gamle fakturaer i det stille. Uavklarte betalingsforhold hører hjemme i en feilkø.
Se målerbytte og estimater og abonnentfakturering. Avklar særskilt hvem som har rett til å motta personopplysninger ved administrasjon for flere vannverk.
Rydd registeret uten å slette historien
Se etter doble tilknytninger, flere aktive betalingsansvarlige i samme tidsrom og målere uten tilordnet avtale. Lag en avviksliste og få hvert forhold bekreftet av registeransvarlig. To like adresser er ikke tilstrekkelig grunnlag for automatisk sammenslåing.
Når en kunde avsluttes, må åpne fakturaer og mulige etteroppgjør fortsatt kunne følges. Avsluttet status skal stoppe nye ordinære perioder, men ikke gjøre historikken utilgjengelig.
Ved administrasjon av flere vannverk må hver rad tilhøre riktig virksomhet og avtale. Et samlet kunderegister kan være praktisk, men det må ikke føre til at én eier får innsyn i en annens abonnenter eller at fakturering skjer fra feil juridisk enhet.