Ved målerbytte knyttes gammelt og nytt serienummer til samme tilknytning, med hver sin avlesningshistorikk. Den nye målerens startverdi er ikke neste avlesning på den gamle. Byttedato og arbeidsordre dokumenterer hvor den ene serien slutter og den andre begynner.
Eksempel med et foreløpig volum
Anta at gammel måler er godkjent avlest fra 1 240 til 1 280 m³. Ny måler starter på null, men sluttavlesningen mangler ved fakturering. Ansvarlig har godkjent et estimat på 20 m³ for den nye målerens del av perioden, og den private avtalen tillater dette fakturagrunnlaget.
| Del av perioden | Første grunnlag | Senere godkjent grunnlag |
|---|---|---|
| Gammel måler: 1 280 − 1 240 | 40 m³ avlest | 40 m³ avlest |
| Ny måler: slutt minus start | 20 m³ estimert | 12 − 0 = 12 m³ avlest |
| Samlet volum | 60 m³ | 52 m³ |
| Endring mot allerede avregnet volum | – | −8 m³ |
Eksemplet forutsetter at intervallene møtes ved byttet uten overlapp eller hull. Den sene avlesningen dekker nøyaktig den delen som tidligere var estimert. Dekker avlesningen også en ny periode, kan ikke hele differansen plasseres i etteroppgjøret; periodene må først skilles etter godkjent metode.
Fra volumendring til kundens saldo
Bruk en antatt avtalepris på 20 kroner per m³ og et fastledd på 600 for perioden. Fastleddet er uendret i eksemplet. Beløpene i den private avtalen er eksklusive merverdiavgift.
| Fakturagrunnlag | Første faktura | Etter avlesning |
|---|---|---|
| Volumledd | 60 × 20 = 1 200 kr | 52 × 20 = 1 040 kr |
| Fastledd | 600 kr | 600 kr |
| Samlet krav | 1 800 kr | 1 640 kr |
Reduksjonen på 8 m³ gir en kreditnota på 160 kroner etter godkjenning. Kunden har allerede betalt 1 500. Da blir gjenstående krav 1 800 − 160 − 1 500 = 140 kroner.
Hvis volumet bare rettes i målerregisteret, viser økonomien fortsatt 300 i rest. Den nye avlesningen må derfor følges til korrekt dokument og saldo. Den skal heller ikke opprette en ekstra faktura på 1 640 ved siden av originalen.
Var hele fakturaen på 1 800 betalt, ville kunden i stedet hatt 160 til gode. Avklar om beløpet skal avregnes eller refunderes, og registrer eventuell tilbakebetaling mot tilgodebeløpet. En utbetaling skal ikke gi en ny kreditnota for samme korreksjon.
Estimatet er åpent selv om fakturaen er betalt
Bevar estimert volum, metode, godkjenner og berørt intervall. Merk hva som bare brukes til intern planlegging, og hva som er godkjent for fakturering. En betaling bekrefter ikke at estimert forbruk var riktig.
Listen over uavklarte estimater bør vise tilknytning, måler, periode, årsak og ansvarlig. Når faktisk avlesning kommer, behold både første og ny dataversjon med kobling til faktura og kreditnota. Ved ukjent målerstand eller uavklart intervall må grunnlaget undersøkes før et nytt volum godkjennes.
Ved flytting kan korreksjonen gjelde en tidligere kunde. Avtaleparten for leveranseperioden må fortsatt kunne finnes selv om måleren eller kunden i dagens register er endret.
Prøv hele hendelsen før løsningen godkjennes
Bruk samme tall i en akseptansetest. Kontroller 60 m³ på første kjøring, 52 etter retting, én korreksjon på 160 og saldo 140 etter betalingen. Kjør den samme rettingen på nytt og kontroller at den ikke lager et nytt krav eller en ny kreditnota.
Bruk kontrollen av fakturagrunnlaget før utsending. Når fakturaen er sendt, følger abonnentrestansene betalingen og den korrigerte saldoen videre.