En restanseliste viser åpne krav, men ikke hvorfor de er åpne. Før dere følger opp kunden, bør faktura, avtaleperiode, korrigeringer og betalinger være avstemt. Ellers kan dere etterspørre penger som allerede er betalt eller gjelder en annen abonnent.
Del listen etter årsak
| Årsak | Første kontroll | Neste oppgave |
|---|---|---|
| Ingen betaling registrert | Forfall og banksøk | Kundeoppfølging etter virksomhetens rutine |
| Betaling med feil referanse | Beløp, betaler og dokumenter | Koble innbetalingen til riktig krav |
| Delbetaling | Tidligere betalinger og restbeløp | Bekreft faktisk restsaldo |
| Måle- eller prisinnsigelse | Avlesning og avtaleversjon | Få godkjent korreksjonsgrunnlag |
| Eierskifte | Avtale- og betalingsperiode | Rett part og dokumentasjon |
| Tilgodebeløp | Kreditnota og avregninger | Avklar bruk eller refusjon |
En kjent innsigelse og en ukjent forsinkelse er ulike arbeidsoppgaver. Bevar årsak og ansvarlig i listen, i stedet for å sende samme standardhenvendelse på alle poster.
Et eksempel med delbetaling og målekorreksjon
En abonnentfaktura er på 1 500 kroner. Kunden har betalt 1 000. Etter en godkjent målekorreksjon reduseres kravet med 200. Faktisk rest blir da 300.
| Kundens saldo i eksemplet | Kroner |
|---|---|
| Opprinnelig faktura | 1 500 |
| Mottatt betaling | −1 000 |
| Godkjent korreksjon | −200 |
| Gjenstående krav | 300 |
Hvis korreksjonen bare finnes i målersystemet og ikke er fulgt til økonomien, viser restanselisten 500. Dersom betalingen dessuten ligger ufordelt, kan listen fortsatt vise hele 1 500. Begge feil må løses før kunden får en ny saldoopplysning.
Undersøk innbetalinger uten entydig referanse
Se etter riktig beløp og betalingsdato, men bruk ikke beløp alene som bevis. Flere abonnenter kan ha like fakturaer. Kundens bekreftelse eller annen relevant dokumentasjon kan være nødvendig for å knytte betalingen til riktig avtale.
Hvis én betaling dekker flere fakturaer, registreres fordelingen. Bevar en oversikt over hva som fortsatt er ufordelt. Ikke lukk tilfeldige krav for å få banklisten tom.
Eierskifte må ikke flytte gammel gjeld til en ny kunde
Eiendom, måler og kunde må ha hver sin identitet. Undersøk hvem som hadde betalingsansvaret i den berørte perioden etter gjeldende avtale eller regelgrunnlag. At en person er aktiv i registeret i dag, avgjør ikke alene hvem en eldre faktura gjelder.
Bevar avsluttede kunders dokumenthistorikk og åpne saldoer. En sen målekorreksjon kan fortsatt kreve behandling. Abonnentregisteret beskriver denne koblingen.
La rettingen følge hele kjeden
Godkjent måledata må følges til korrigert fakturagrunnlag og kundesaldo. Kundens innbetaling endrer ikke forbruket. En betalingsavtale er heller ikke en målekorreksjon.
Ved tilgodebeløp avstemmes tidligere refusjoner og andre avregninger før penger sendes tilbake. Bruk refusjonsløpet. En bankavvisning skal ikke føre til en ekstra kreditnota.
En kort arbeidsliste for hver måned
Vis kunde- og fakturareferanse, korrekt restbeløp, årsak, ansvarlig og neste handling. Hold personopplysninger i det systemet som har nødvendig tilgangskontroll, ikke i en ukontrollert kopi til alle som arbeider på anlegget.
Avstem summen av åpne krav mot regnskapet etter rettinger. Rapporter reelle restanser, ufordelte innbetalinger og ventende korreksjoner separat. Da kan ledelsen se hva som er et betalingsproblem og hva som er en registreringsoppgave.