Kontroller fakturagrunnlaget for vann og avløp

Fakturakjøringen bør ha en godkjent kontrollsum før den sendes. Skill aktivt abonnement, prisgrunnlag og volum. Et avvik i én del skal ikke skjules ved å endre totalbeløpet manuelt.

Regn gjennom én normal abonnent

Anta en privat avtale med et fastledd på 600 kroner for perioden og 45 kubikkmeter til 20 kroner. Eksemplet gir 1 500 kroner før merverdiavgift. Prisene er antakelser i eksemplet.

Kontroller om volumet er avlest, estimert eller korrigert. Kunden må ikke få et estimat fremstilt som en faktisk avlesning. Dersom både vann og avløp inngår, må beregningsgrunnlaget for hver tjeneste være avklart.

Før kjøringen godkjennes

1. Tell aktive avtaler mot antall fakturerte abonnenter.
2. Sammenlign samlet volum med godkjent målegrunnlag.
3. Skill nye kunder, avsluttede avtaler og korreksjoner i egne lister.
4. Kontroller totalbeløp mot utstedte fakturaer og kundesaldo.

En kundes innbetaling skal avstemme kravet, ikke endre volumet.

Bruk abonnentregisteret og bankavstemming.

Kontroller endringene fremfor bare totalsummen

Sammenlign dagens kjøring med forrige godkjente kjøring. Hvilke abonnenter er nye, hvilke er avsluttet, og hvilke har fått endret volum eller avtale? En økning i totalen er enklere å forstå når endringsgruppene vises separat.

Velg noen fakturaer med høy eller uventet forskjell og regn dem gjennom. Det er en praktisk kontroll som kan avsløre feil prisdato, dobbelt fastledd eller målerbytte som er behandlet feil. Eksemplet med målerbytte og etteroppgjør viser hvordan målerhistorikk, tidligere fakturering og betaling møtes.

Frys deretter kjøringsgrunnlaget. Hvis en rettelse må gjøres før utsending, skal ny kontrollsum og godkjenning følge med. Etter utsending går rettelsen gjennom et dokumentert korreksjonsløp. Den sendte fakturaen må fortsatt kunne forklares med det grunnlaget som faktisk ble brukt.

Etter utsending avstemmes kravene med abonnentrestansene. Der vises et eksempel hvor delbetaling og korrigert måling må behandles sammen.