Et renseanlegg har kostnader som ikke følger vannmengden likt. Energi, kjemikalier, slamtransport og vedlikehold trenger hvert sitt grunnlag. Innkjøp, forbruk og betaling er forskjellige hendelser, selv når de gjelder samme leverandør.
Avklar hva månedstallet skal omfatte
Anta et anlegg med 10 000 m³ godkjent innløpsmengde i perioden. Vi følger et forenklet driftskostnadsgrunnlag med energi, kjemikalieforbruk, slam, ordinært vedlikehold og annen drift. Investeringer, avskrivning og finansiering er ikke med i akkurat denne oversikten.
Mengden brukes som nevner i den interne beregningen, ikke som bevis på at belastning eller rensebehov er likt fra måned til måned. Drift må forklare vesentlige endringer i mengde og prosessgrunnlag før økonomien tolker et utslag som bedre eller dårligere drift.
Regn kjemikalieforbruket gjennom lageret
Alle kjemikalier i regneeksemplet er samme vare til en antatt kostpris på 10 kroner per kg. Eksemplet forutsetter at det ikke er svinn eller verdijustering. Dokumentert inngående beholdning, mottak og sluttbeholdning gir følgende bro:
| Kjemikaliebevegelse | Kg | Kroner |
|---|---|---|
| Beholdning ved start | 2 000 | 20 000 |
| Mottatt i perioden | +3 000 | +30 000 |
| Beholdning ved slutt | −2 500 | −25 000 |
| Beregnet forbruk | 2 500 | 25 000 |
Avstem de 2 500 kg mot godkjente uttak eller annet dokumentert forbruksgrunnlag. Lagerligningen skal ikke brukes til å skjule et uforklart avvik. Fakturaen på 30 000 viser anskaffelsen; 5 000 av beløpet ligger i økt beholdning fremfor periodens forbruk.
Har mottakene ulike kostpriser, trenger regnskapsfører også lagerets verdsettingsgrunnlag. Ikke bruk siste innkjøpspris på hele beholdningen uten at det er riktig behandling for anlegget.
Ta med utført arbeid som mangler faktura
Anta at leverandørfakturaene som er mottatt, viser 150 000 kroner. Drift bekrefter i tillegg en fullført, ordinær servicejobb med godkjent prisgrunnlag på 15 000. Den er ikke med blant fakturaene. Alle beløp i eksemplet er eksklusive merverdiavgift.
| Kostnadsart | Mottatte fakturaer | Periodens driftsgrunnlag |
|---|---|---|
| Energi for perioden | 40 000 | 40 000 |
| Kjemikalier | 30 000 | 25 000 |
| Slamtransport og behandling | 36 000 | 36 000 |
| Fakturert vedlikehold | 24 000 | 24 000 |
| Utført service uten faktura | 0 | 15 000 |
| Annen drift | 20 000 | 20 000 |
| Sum | 150 000 | 160 000 |
Broen er 150 000 − 5 000 i lagerøkning + 15 000 i utført service = 160 000. Regnskapsfører får beholdningsdokumentasjonen, arbeidsordren, bekreftet utførelse og prisgrunnlaget til avslutningen.
Når servicefakturaen senere kommer på eksempelvis 16 000, avstemmes den mot anslaget på 15 000. Avviket er 1 000. Hele de 16 000 skal ikke legges til en gang til uten at den tidligere periodiseringen håndteres.
Vis hva kostnaden per kubikkmeter faktisk sier
Med det avgrensede grunnlaget blir 160 000 / 10 000 = 16 kroner per m³. Brukes bare de mottatte fakturaene, blir tallet 15. Rettes lageret, men den manglende servicen overses, blir det 14,50. Forskjellen skyldes hvilket grunnlag rapporten tar med, ikke endret rensing.
Sammenligning med andre anlegg krever like definisjoner for både mengde og kostnad. Et anlegg som inkluderer avskrivning eller felles administrasjon, kan ikke sammenlignes direkte med denne avgrensede oversikten. Prisvirkning og endret fysisk forbruk bør også vises separat.
Lukk de åpne postene med dokumentasjon
Slamkostnaden på 36 000 må kunne følges til lass, mottak og avtalt oppgjørsenhet. Slamoppgjøret viser en egen beregning og hva en senere analysekorreksjon endrer.
Før månedsavslutningen samles også åpne arbeidsordrer og mottatte varer som ennå ikke er fakturert. Skill planlagt arbeid fra faktisk utført arbeid; en bestilling er ikke alene dokumentasjon på periodens kostnad.
Ved operatørbytte overleveres beholdninger, åpne servicejobber og avtalte forpliktelser med en tydelig skjæringsdato. Den som overtar oppfølgingen, må kunne se hvilke senere fakturaer som allerede inngår i kostnadsgrunnlaget.
Ved valg eller fornyelse av operatør brukes driftsavtalen til å skille honoraret fra kostnadene anleggseieren beholder.