Slam kan forlate anlegget i flere lass og bli behandlet hos en annen aktør. Transportøren og mottaket kan bruke ulike oppgjørsenheter. To ulike mengdetall er derfor ikke nødvendigvis et avvik, men begge må kunne forklares fra det samme partiet.
Ett parti med to avtaler
Anta at et parti fra renseanlegget sendes i fire lass på til sammen 100 tonn våtvekt. Avtalene i eksemplet er separate: Transportøren får 180 kroner per tonn våtvekt, mens behandlingsleverandøren får 900 kroner per tonn godkjent tørrstoff.
Fagansvarlig har godkjent et oppgjørsgrunnlag på 20 prosent tørrstoff for hele dette partiet. Det gir 100 × 0,20 = 20 tonn tørrstoff. Andelen og prisene er antakelser i regneeksemplet. Beløpene er eksklusive merverdiavgift.
| Oppgjør | Godkjent grunnlag | Beregning | Kroner |
|---|---|---|---|
| Transport | 100 tonn våtvekt | 100 × 180 | 18 000 |
| Behandling | 20 tonn tørrstoff | 20 × 900 | 18 000 |
| Samlet partikostnad | To separate ytelser | 18 000 + 18 000 | 36 000 |
Brukes våtvekten feilaktig som tørrstoffmengde, blir behandlingskravet 90 000 i stedet for 18 000. En fil kan være teknisk lesbar og samtidig gi en slik enhetsfeil. Feltet må uttrykkelig si om tonn gjelder våtvekt eller tørrstoff.
Dokumenter koblingen fra lass til analyse
| Referanse | Kontroll |
|---|---|
| Parti og anlegg | Alle fire lass tilhører samme kostnadsgrunnlag |
| Transportordre og lass | Antall utførte transporter stemmer med dokumentene |
| Veieseddel og mottak | Summen av godkjent våtvekt er 100 tonn |
| Analyse og godkjenning | Tørrstoffandelen gjelder det aktuelle partiet |
| Avtale og prisversjon | Riktig enhet og pris brukes på hver ytelse |
Hvis bare deler av partiet omfattes av en analyse, kan ikke den verdien uten videre brukes på alle lass. Bevar faglig godkjent avgrensning og beregning. Ved ulike godkjente andeler per del beregnes tørrstoffet for hver del før summen brukes til oppgjør.
Veieseddelkontrollen avklarer våtvekten. Ved filimport må både mengdetype og betydningen av en korrigert fil følge med.
Når godkjent tørrstoffgrunnlag endres
Anta at en senere godkjent retting gjelder hele samme parti og endrer tørrstoffandelen fra 20 til 18 prosent. Våtvekten på 100 tonn er uendret.
Behandlingsgrunnlaget blir 18 tonn og kostnaden 18 × 900 = 16 200. Reduksjonen er 1 800. Transporten står fortsatt på 18 000 etter den avtalte våtvekten, slik at samlet partikostnad blir 34 200 kroner.
Kopier ikke reduksjonen på 10 prosent til transportfakturaen. Den avtalen bruker et annet grunnlag. Hvis det i stedet er selve våtvekten som korrigeres, må virkningen vurderes for begge avtalene fra det nye godkjente grunnlaget.
Kontroller dokumentene og betalingene i par
Anta at transporten på 18 000 er fullt betalt. Av den opprinnelige behandlingsfakturaen på 18 000 er 10 000 betalt. Etter godkjent kreditnota på 1 800 gjenstår 18 000 − 10 000 − 1 800 = 6 200 til behandlingsleverandøren.
Samlet er 28 000 betalt, og 6 200 gjenstår. Det stemmer med korrigert partikostnad på 34 200. Den korrigerte analysen skal ikke skape et ekstra behandlingskrav på 16 200 ved siden av originalen.
Hvis transportavtalen inkluderer behandling, må en separat mottaksfaktura undersøkes mot avtalen før godkjenning. To leverandørnavn er ikke i seg selv bevis på at begge kravene skal belastes partiet.
Hold uavregnede partier synlige ved avslutning
Et parti som er transportert, men venter på endelig behandlingsoppgjør, trenger status, ansvarlig og godkjent foreløpig kostnadsgrunnlag. Ikke lukk saken fordi transportfakturaen er kommet. Når sluttoppgjøret kommer, avstemmes det mot tidligere anslag og eventuelle korreksjoner.
Før partikostnaden til riktig anlegg og periode. Kostnadsgrunnlaget for renseanlegget viser hvordan de 36 000 i første oppgjør inngår i en avgrenset driftsoversikt. En senere retting må beholde koblingen tilbake til partiet og den berørte rapporten.