Slamtømming har både et planlagt oppdrag og en faktisk utførelse. Fakturagrunnlaget må vise hva som skjedde: gjennomført tømming, delvis utførelse, bomtur eller godkjent ekstraarbeid.
Følg ordren hele veien
Eiendom → bestilling → rute → utført oppdrag → mottak → fakturagrunnlag. Bevar ordrenummeret i alle ledd, også når transporten utføres av en underleverandør.
| Hendelse | Registrering før oppgjør |
|---|---|
| Normal tømming | Tid, sted, utført mengde og mottak |
| Vanskelig tilkomst | Årsak, dokumentasjon og eventuell godkjenning |
| Bomtur | Avtalegrunnlag og hvem som varsles |
| Ekstra bestilling | Bestiller, prisgrunnlag og referanse |
Anta at ruten har 20 planlagte stopp, 17 fullførte, to bomturer og ett utsatt oppdrag. Ikke send 20 normale leveranser til fakturering. Oppgjørsreglene for hver status må hentes fra den faktiske avtalen.
Avstem underleverandørens faktura
Tell unike utførte oppdrag mot fakturalinjene. Kontroller om mottaks- og behandlingskostnad er inkludert eller faktureres separat. Samme kostnad kan ellers komme både via transportør og direkte fra mottak.
Ved avslutning av en periode må utsatte oppdrag føres videre med status, ikke forsvinne fra oversikten. Kundens register og ruteplanen kan ha ulike datoer, men de må kunne møtes på samme ordre.
Se ruteøkonomi og leverandørkontroll.
Planlagt rute og fakturerbar leveranse er ulike lister
Bevar ruteplanen for å forklare kapasitet og forsinkelser. Bygg fakturagrunnlaget fra godkjent utførelse og avtale, slik at en automatisk planstatus ikke blir et betalingskrav.
For underleverandørkjøring bør importen inneholde egen oppdragsreferanse og leverandørens utførelsesreferanse. Avstem koblingen før oppgjør. Da kan samme oppdrag fortsatt følges hvis leverandøren sender en revidert fil.
Ved bomtur trenger ansvarlig en kort årsak som kan brukes i kundedialogen. Unngå unødvendig fritekst med personlige opplysninger. Et avtalt avvikskodesett gir bedre oversikt over om problemer skyldes register, varsling, tilkomst eller planlegging, og hvilke forhold virksomheten faktisk kan forbedre.