En innsamlingsordre bør følge leveransen, også når den blir utsatt, omdirigert eller delt i flere lass. Ordrenummeret er koblingen, mens statusen forteller hva som faktisk kan faktureres.
For en ny kunde samles avtale, hentested og første leveringsplan i oppstarten av henteavtalen. Ordren bruker disse opplysningene gjennom utførelsen.
Opprett de opplysningene oppgjøret trenger
| Felt | Beslutning det støtter |
|---|---|
| Avtale og hentested | Hvem bestilte, og hvilken pris gjelder? |
| Beholder og fraksjon | Hva ble hentet? |
| Utført tidspunkt | Hvilken periode tilhører leveransen? |
| Vekt og mottak | Hvilket behandlingsgrunnlag er godkjent? |
| Avvik og godkjenning | Hva endret seg fra bestillingen? |
Anta at kunden bestiller én henting, men bilen må returnere fordi beholderen er utilgjengelig. Bomtur og senere utført henting er forskjellige hendelser. Om begge kan faktureres, avgjøres av avtalen og dokumentasjonen, ikke av antallet turer i GPS-loggen.
Stopp ufullstendige oppgjør
Legg ordre uten mottaksbevis eller godkjent prisgrunnlag i en egen kø. Vis hvorfor ordren er stoppet og hvem som skal løse den. Det er bedre å ha et synlig etterslep enn å sende en faktura med et gjettet tonnasjegrunnlag.
Ved månedsavslutning må utførte, men ikke fakturerte oppdrag kunne skilles fra planlagte hentinger. Det gir et dokumentert grunnlag for periodisering og en arbeidsliste over oppdrag som gjenstår å fakturere.
Se veiesedler og rutebidrag.
Når én ordre blir til flere leveranser
Bevar bestillingen som overordnet referanse og gi hver utførelse egen hendelses-ID. Det er nyttig når en stor henting krever to biler eller går til flere mottak. Fakturagrunnlaget må vise om avtalen priser tur, beholder, tonn eller en samlet ytelse.
Hvis ett lass avvises, skal det kunne stoppes uten at de andre godkjente leveransene mister koblingen til kunden. Registrer ny destinasjon og ekstrakostnad på avviket, og innhent den godkjenningen avtalen krever.
La en ordreliste skille bestilt, planlagt, utført, dokumentert og fakturert. En felles status som «ferdig» gjør det vanskelig å se om problemet ligger hos ruteplanlegger, mottak, prisansvarlig eller økonomi. Bruk statusene som arbeidsliste, med navngitt eier.