En ny henteavtale er klar når kunden vet hva som skal stå hvor, sjåføren finner frem og den utførte hentingen kan faktureres med avtalt pris. Salgsbekreftelsen må derfor bli til en konkret leveringsplan. Avklar første henting før dere lover en fast frekvens.
Samle kunde og hentested hver for seg
Én kunde kan ha flere adresser, ulike lokale kontaktpersoner og én samlet faktura. Registrer både avtaleparten og hvert hentested. Be kunden bekrefte organisasjonsnummer, fakturamottaker, eventuell bestillingsreferanse og hvem som tar imot spørsmål om en levering.
| Opplysning om hentestedet | Bruk i oppstarten |
|---|---|
| Adresse og plassering | Finn riktig inngang og beholderplass |
| Kontakt ved henting | Avklar manglende klargjøring eller tilgang |
| Åpning og leveringsvindu | Sett opp første tur og senere frekvens |
| Adgang og lokale forhold | Gi sjåføren nødvendige opplysninger før turen |
| Fraksjon og beholder | Koble avtalt innhold til riktig utstyr og mottak |
Bekreft opplysningene med den som kjenner stedet. En fakturaadresse sier lite om hvor bilen skal møte. Avtal også hvordan kunden melder flytting av beholdere, endret kontaktperson eller stengt område.
Velg beholdere og frekvens ut fra faktisk behov
Start med kundens avfallstyper, forventede mengder, variasjon gjennom uken og tilgjengelig plass. Driften bekrefter hvilket utstyr og opplegg som passer leveransen. Registrer hvilke beholdere som skal settes ut, hvilke kunden allerede har og om noe skal byttes ved oppstart.
Bruk containeravtalen for hendelsene på utstyret. På første leveringsplan angis hvem som bekrefter utsettingen og fra hvilken dato en eventuell leie beregnes.
En kunde med lite plass kan trenge hyppigere henting enn en kunde med samme ukesmengde og større lagringsmulighet. Sesongtopper kan kreve en ekstra tur fremfor å øke grunnfrekvensen hele året. Skill fast plan fra bestilling ved behov, og avtal hvordan ekstraturer bestilles.
Sjekk at oppstarten passer med bil, mannskap og eksisterende stopp. Kapasitetsplanen hjelper med startdato og belastning. Ved behov for flere beholdere eller annet utstyr brukes kjøpe-eller-leie-vurderingen.
Bekreft hva kunden skal betale for
Gjør prisbekreftelsen lesbar sammen med leveringsplanen. Den bør vise fast henting eller bestilling ved behov, transport, behandling etter avtalt mengdegrunnlag, eventuell leie og hvordan avvik håndteres.
Bruk hentekalkylen før tilbudet låses. For oppstart er det særlig viktig å avklare:
- om utsetting og første henting er inkludert eller prises hver for seg;
- når leien starter og slutter;
- hvilken mengde og prisperiode behandlingsoppgjøret bruker;
- hva som skjer ved utilgjengelig beholder, avvist innhold eller ekstra tur;
- hvor kunden får spesifikasjonen til fakturaen.
Følg den første hentingen til faktura
Opprett første innsamlingsordre med hentested, tidspunkt, beholder og prisreferanse. Bekreft utført tur og registrer eventuelle avvik mens hendelsen er fersk. Mottaksgrunnlaget må finne veien tilbake til samme ordre.
Anta at avtalen har 1 000 kroner per henting, 700 per tonn behandling og 300 i månedsleie. Prisene er hypotetiske og eksklusive merverdiavgift. Den første månedens to hentinger gir henholdsvis 0,8 og 1,2 tonn. Med én avtalt månedsleie blir fakturagrunnlaget 2 × 1 000 + 2 × 700 + 300 = 3 700 kroner.
Kontroller at begge hentinger er med, at to tonn ikke er blitt to kilo og at leien bare kommer én gang. Hvis én vekt fortsatt mangler, skal den berørte ordren være synlig som uavklart. Unngå å merke hele kundens oppstart ferdig bare fordi første faktura er sendt.
Avtal en tidlig gjennomgang
Etter noen gjennomførte hentinger sammenlignes planen med faktisk mengde, tidsbruk, tilkomst og kundens opplevelse. Spør om beholdere blir fulle før hentedagen, om noen står nesten tomme, og om fakturaen er forståelig.
Se ruteøkonomien før dere endrer frekvens eller leveringsvindu. Bekreft endringen med kunden og oppdater både plan og prisgrunnlag. Da slipper neste sjåfør og neste fakturakjøring å gjette hva som ble avtalt i oppstartsuken.