Start med arbeidet anlegget trenger gjennom avtaleperioden. To tilbud kan begge hete «service», men inkludere ulike besøk, deler, reiser og dokumenter. Be leverandørene prise samme omfang, og vis hva dere fortsatt må kjøpe eller utføre selv.
Beskriv driften før tilbudene sammenlignes
Bruk arbeidsordrene fra en representativ periode. Skill planlagte besøk fra utrykninger og gjentatte feil. Noter også arbeid egne ansatte har gjort før leverandøren kom: feilsøk, klargjøring, mottak av deler og oppfølging etter besøket.
Avklar hvilke komponenter avtalen omfatter, hvem som kan bestille arbeid og hvilke tidsrom leverandøren faktisk tilbyr hjelp. Et avtalt tidspunkt for å svare på en henvendelse må ikke forveksles med tidspunkt for oppmøte eller ferdig reparasjon. Få de forskjellige hendelsene beskrevet i tilbudet.
| Punkt i tilbudet | Spørsmålet som må besvares |
|---|---|
| Planlagt service | Hvilke besøk, jobber og dokumenter inngår? |
| Utrykning | Hva utløser bestilling, og hva prises separat? |
| Deler og transport | Hvem kjøper, eier og betaler frakten? |
| Reise og venting | Er dette inkludert eller et tillegg? |
| Overvåking | Hvem følger varselet og bestiller neste handling? |
| Eget arbeid | Hva må anleggseier stille med? |
| Avslutning | Hvilken historikk og hvilke åpne saker overleveres? |
Regn begge tilbud på de samme hendelsene
Anta et årsbehov med planlagt service og fire utrykninger. Tilbud A har 120 000 kroner i fast honorar med de avtalte besøkene og fire utrykninger inkludert. Tilbud B har 80 000 i fast honorar og tar 15 000 per utrykning. Begge tilbudene lar eieren betale de samme delene på 30 000. Tallene er illustrative avtalevilkår uten merverdiavgift.
| År med fire utrykninger | Tilbud A | Tilbud B |
|---|---|---|
| Fast honorar | 120 000 | 80 000 |
| Utrykninger | Inkludert | 60 000 |
| Deler betalt av eier | 30 000 | 30 000 |
| Samlet kjøp | 150 000 | 170 000 |
Med én utrykning blir B i stedet 125 000, mens A fortsatt er 150 000 etter disse vilkårene. Det viser hvorfor dere trenger mer enn én forventning til arbeidsmengden. Få også pris på hendelser som overstiger det inkluderte omfanget i A.
En fast avtale kan gjøre kostnaden mer forutsigbar. Betaling per hendelse kan passe et annet arbeidsmønster, men krever at dere kan håndtere bestilling og oppfølging når hendelsen kommer. Vurder leveranseomfang og egen kapasitet sammen med summen i tabellen.
Ta med arbeidet dere beholder
Et tilbud med leverandørens deler på eget lager er forskjellig fra et tilbud der dere selv skal holde reservedeler. Vis lagerbinding, mottak og etterbestilling som egne behov. Samme reservedel skal ikke både være inkludert i fastprisen og faktureres på nytt som materiell.
Bruk kapasitetsplanen for eget arbeid. Ved behov for reserveutstyr kan kjøp eller leie være et eget valg ved siden av serviceavtalen.
Knytt tillegg og garanti til samme jobb
En arbeidsordre bør vise feil, komponent, bestilling, avtaledekning og godkjent utførelse. Er arbeidet allerede inkludert, skal registrerte timer forklare jobben og ikke automatisk bli et tillegg.
Et mulig garantikrav følges separat fra betalingen for utført service. I vind- og solanleggets eksempel har et krav forskjellig status fra den opprinnelige fakturaen. Bevar forbindelsen mellom dem uten å redusere kostnaden med en ubekreftet forventning.
Bruk erfaringene når avtalen skal fornyes
Før fornyelse, summer inkluderte jobber, tillegg, eget arbeid og gjenstående feil. Undersøk om tilleggene skyldes endret behov, uklart omfang eller kjøp av samme arbeid flere ganger. Sammenlign tilbud på neste periode med det arbeidsmønsteret dere faktisk har sett.
Ved leverandørbytte trenger den nye leverandøren komponenthistorikk, utførte jobber, relevante dokumenter og status på bestilte deler. Avtal hvem som følger en åpen reklamasjon og sene fakturaer. Bruk vedlikeholdsoversikten til å holde historikken samlet etter byttet.