Start med en prioritert liste over anleggsbehov, med tilstand, risiko og forventet tidspunkt. Før behovet blir en bestilling, må tiltak, finansiering og betalinger være besluttet. Følg deretter budsjett og kostnad på samme tiltak gjennom utførelse og overlevering.
Gi hvert tiltak en beslutningsstatus
| Status | Økonomisk behandling i styringsoversikten |
|---|---|
| Identifisert behov | Foreløpig anslag og usikkerhet |
| Vedtatt tiltak | Budsjett, eier og planlagt betaling |
| Bestilt | Kontrakt og forpliktelse |
| Utført | Kostnadsgrunnlag og ferdigstillelse |
| Overlevert | Komponent, dokumentasjon og ansvar |
Et tiltak anslått til 2 millioner kroner kan ha betalinger i flere perioder. Likviditetsplanen trenger betalingsdatoer, ikke bare årsbudsjettet. I tillegg må dere vite om driften fortsetter med ekstra kostnader under arbeidet.
Oppdater uten å skjule endringen
Bevar opprinnelig vedtak og gjeldende prognose. Når pris eller omfang endres, registrer årsak og godkjenning. En oppjustert prognose er ikke en ekstra bestilling til entreprenøren; den kontraktsmessige endringen må håndteres separat.
Før prosjektet lukkes, knytt dokumentasjon til konkrete anleggsdeler og vurder drift kontra investering med regnskapsfører. En stor faktura er ikke alene bevis på at alt kan aktiveres.
Se investeringsløpet og endringsordre.
Planlegg overgangen mens anlegget fortsatt drives
Fornyelse kan utløse midlertidig drift, ekstra bemanning, leieutstyr og opplæring. Disse kostnadene trenger egne poster i planen, selv om hovedleverandøren bare priser selve komponenten. Bruk kapasitetsplanen for overgangsperioden og kjøp eller leie når midlertidig utstyr vurderes.
Be prosjektansvarlig beskrive hva som skal være ferdig før overlevering: dokumentasjon, merking, reservedeler, opplæring og åpne mangler. Økonomien må vite hvilke betalingsmilepæler som er knyttet til dette.
Etter ferdigstillelse bør dere sammenligne vedtatt budsjett og sluttkostnad med forklaring på de største forskjellene. Bevar også læring om kostnader som ble glemt i planleggingen. Dette forbedrer neste tiltak uten å gjøre et enkelt avvik til en standard prosent som legges på alle fremtidige prosjekter.